Засідання Експертно-перевірної комісії Державного архіву Луганської області
19 жовтня 2020 р.
19 жовтня 2020 року о 15-00 у приміщенні Луганської обласної військово-цивільної адміністрації (проспект Центральний, 59) відбулося позапланове IX засідання Експертно-перевірної комісії Державного архіву Луганської області у режимі скайпконференції.
На комісії було розглянуто питання про погодження номенклатури справ на 2020 рік: Сєвєродонецької, Сватівської, Старобільської, Щастинської районних, Сєвєродонецької, Сватівської, Старобільської, Лисичанської, Рубіжанської, Кремінської, Попаснянської, Гірської, Щастинської міських, Новоайдарської, Станично-Луганської, Нижньодуванської, Троїцької, Білокуракинської, Красноріченської, Лозно-Олександрівської, Біловодської, Марківської, Білолуцької, Новопсковської, Міловської селищних, Коломийчиської, Нижньотеплівської, Чмирівської, Широківської, Шульгинської сільських територіальних виборчих комісій Луганської області.
Надані номенклатури справ територіальних виборчих комісій були погоджені Експертно-перевірною комісією Державного архіву Луганської області.
Комплексна перевірка діяльності служби діловодства, експертної комісії та архівного підрозділу комунального некомерційного підприємства Луганської обласної ради «Лисичанський обласний шкірно-венерологічний диспансер»
09 жовтня 2020 р.
06-09.10.2020 року згідно з Планом-графіком проведення перевірок роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб - джерел формування Національного архівного фонду (далі – НАФ) на 2020 рік, затвердженим в.о. директора Державного архіву Луганської області (далі – Держархів) 25.11.2019, головним спеціалістом відділу формування, комплектування НАФ та діловодства Держархіву Лисак Наталією здійснено комплексну перевірку стану організації поточного діловодства та архівної справи у комунальному некомерційному підприємстві Луганської обласної ради «Лисичанський обласний шкірно-венерологічний диспансер» (далі – Диспансер).
Комплексна перевірка проводилась за наступними напрямами: стан організації та ведення діловодства; організація роботи експертної комісії; організація роботи архівного підрозділу.
Держархівом були надані консультації та методична допомога щодо проведення науково–технічного опрацювання документів за 2019 рік та виділення приміщення під архів.
Результати перевірки та проблемні питання обговорено із завідувачем стаціонарного відділення Диспансеру Сілєнко Денисом, у присутності оператора комп’ютерного набору Остапенко Марії, відповідальної за ведення діловодства та архіву.
Засідання Експертно-перевірної комісії Державного архіву Луганської області
30 вересня 2020 р.
30.09.2020 року відбулося VIII засідання Експертно-перевірної комісії Державного архіву, на якому були розглянуті наступні питання:
1. Про включення до списку юридичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду (далі - НАФ), які передають документи до Державного архіву Луганської області (далі – Держархів) та архівних установ області:
Сєвєродонецький міський суд;
Лисичанський міський суд;
Рубіжанський міський суд;
Служба у справах дітей Троїцької селищної ради Троїцького району
2. Про включення державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів районних, міських нотаріальних округів до списку юридичних осіб – джерел формування НАФ, які не передають документи до Держархіву та архівних установ області:
Рубіжанська державна нотаріальна контора;
Станично-Луганська державна нотаріальна контора та приватні нотаріуси (Лінькова Олена Петрівна, Бутакова Ірина Георгіївна, Тіхонова Лариса Володимирівна, Галкін Сергій Анатолійович, Даровська Наталія Миколаївна);
Новоайдарська державна нотаріальна контора та приватний нотаріус (Кузьменко Марина Сергіївна);
Щастинська державна нотаріальна контора та приватний нотаріус (Карпенко Валентина Миколаївна);
Попаснянська державна нотаріальна контора та приватні нотаріуси (Мирошниченко Наталія Ігорівна, Селегень Антоніна Борисівна);
Троїцька державна нотаріальна контора та приватний нотаріус (Гапочка Ельвіра Георгіївна);
Троїцький районний відділ державної виконавчої служби Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків);
Новопсковська державна нотаріальна контора та приватний нотаріус (Чернявська Ірина Володимирівна);
Міловська державна нотаріальна контора та приватні нотаріуси (Нєдовєсова Наталія Миколаївна, Подольський Роман Валентинович);
Біловодська державна нотаріальна контора та приватний нотаріус (Доброскокова Анна Миколаївна);
Марківська державна нотаріальна контора та приватний нотаріус (Вагін Олександр Арсентійович);
3. Про включення до списку юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ архівного відділу Новопсковської райдержадміністрації:
Управління Держпродспоживслужби в Новопсковському районі Луганської області
4. Про виключення зі списку юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Луганської області та архівних установ області:
Головне територіальне управління юстиції у Луганській області;
Управління агропромислового розвитку Станично-Луганської районної державної адміністрації Луганської області;
Бараниківська, Брусівська, Городищенська, Данилівська, Євсузька, Кононівська, Литвинівська, Нижньобараниківська, Новолимарівська, Новоалександрівська, Плугатарська, Шуліківська сільські ради Біловодського району Луганської області;
Управління агропромислового розвитку Попаснянської районної державної адміністрації;
Відділ охорони здоров’я Попаснянської районної державної адміністрації;
Управління економічного розвитку і торгівлі Попаснянської районної державної адміністрації;
Відділ статистики у Новопсковському районі Луганської області;
Управління Держпродспоживслужби в Новопсковському районі Луганської області
5. Розгляд питання щодо схвалення Списків юридичних осіб, які передають, не передають та у діяльності яких не утворюються документи НАФ в архівному відділі військово-цивільної адміністрації міста Сєвєродонецьк Луганської області:
Список юридичних осіб-джерел формування НАФ, які передають документи до архівного відділу військово-цивільної адміністрації міста Сєвєродонецьк Луганської області;
Список юридичних осіб-джерел формування НАФ, які не передають документи до архівного відділу військово-цивільної адміністрації міста Сєвєродонецьк Луганської області;
Список юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду архівного відділу військово-цивільної адміністрації міста Сєвєродонецьк Луганської області
6. Про надання дозволу на включення додатково виявлених справ за літерними номерами до описів справ постійного зберігання юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають документи до Держархіву та архівних установ області:
Територіальне управління Державної судової адміністрації України в Луганській області;
Управління фінансів Старобільської районної державної адміністрації;
Державна установа «Луганський обласний лабораторний центр Міністерства охорони здоров’я»
7. Про зміну назви юридичної особи списку юридичних осіб - джерел формування НАФ, які передають документи до Держархіву:
Прокуратура Луганської області
8. Про розгляд описів справ постійного зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, номенклатур справ, інструкції з діловодства та положення про експертні комісії (далі – ЕК) юридичних осіб – джерел формування НАФ, що знаходяться у зоні комплектування Держархіву та архівних установ області:
Архівний відділ Біловодської райдержадміністрації
Біловодський районний суд (довідковий апарат)
Архівний відділ Марківської райдержадміністрації
відділ культури Марківської райдержадміністрації (довідковий апарат).
Архівний відділ Новоайдарської райдержадміністрації
Новоайдарська державна нотаріальна контора (довідковий апарат);
Щастинська державна нотаріальна контора Луганської області (довідковий апарат);
Відділ освіти Новоайдарської районної державної адміністрації (довідковий апарат)
Архівний відділ Новопсковської райдержадміністрації
Новопсковська районна рада Новопсковського району Луганської області (довідковий апарат);
Білолуцька селищна рада та її виконавчий комітет Новопсковського району Луганської області (довідковий апарат);
Новобілянська сільська рада та її виконавчий комітет Новопсковського району Луганської області (довідковий апарат);
Новопсковська селищна рада та її виконавчий комітет (довідковий апарат);
Управління фінансів Новопсковської районної державної адміністрації Луганської області (довідковий апарат);
Приватний нотаріус Новопсковського районного нотаріального округу Луганської області (Чернявська Ірина Володимирівна) (довідковий апарат);
Служба у справах дітей Новопсковської районної державної адміністрації Луганської області (номенклатура справ на 2021 рік);
Відділ культури, молоді та спорту Новопсковської районної державної адміністрації Луганської області (номенклатура справ на 2021 рік);
Управління соціального захисту населення Новопсковської районної державної адміністрації Луганської області(номенклатура на 2021 рік)
Архівний відділ Попаснянської райдержадміністрації
Тошківська селищна рада Попаснянського району Луганської області (зведена номенклатура справ на 2021 рік);
Фонд особового походження: Герой АТО, старший сержант військової частини В2612 Ключка Віталій Володимирович (довідковий апарат)
Архівний відділ Сватівської райдержадміністрації
Сватівська міська рада (довідковий апарат);
Сватівська районна рада (довідковий апарат).
Архівний відділ Сєвєродонецької міської ради
Приватне акціонерне товариство «Сєвєродонецьке об’єднання Азот» (номенклатура справ на 2020 рік)
Архівний відділ Станично-Луганської райдержадміністрації
Талівська сільська рада (довідковий апарат);
Управління фінансів Станично-Луганської районної державної адміністрації Луганської області (довідковий апарат);
Станично-Луганська районна державна адміністрація Луганської області (довідковий апарат);
Красноталівська об’єднана територіальна громада Станично-Луганського району Луганської області (номенклатура справ на 2021 рік);
Управління економічного розвитку і торгівлі Станично-Луганської районної державної адміністрації Луганської області (довідковий апарат)
Архівний відділ Старобільської райдержадміністрації
Курячівська сільська рада та її виконавчий комітет (довідковий апарат);
Старобільська міська рада та її виконавчий комітет (довідковий апарат);
Відділ освіти Старобільської райдержадміністрації (довідковий апарат);
Управління фінансів Старобільської райдержадміністрації (довідковий апарат);
Старобільський технікум Луганського національного аграрного університету (довідковий апарат);
Комунальна установа «Старобільське районне територіальне медичне об’єднання» (довідковий апарат);
Управління соціального захисту населення Старобільської районної державної адміністрації (довідковий апарат)
Архівний відділ Троїцької райдержадміністрації
Центральне статистичне управління Покровського району (перероблений опис);
Троїцький районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків) (номенклатура справ на 2020 рік)
Юридичні особи – джерела формування НАФ, які передають документи до Держархіву
Луганський обласний центр зайнятості (довідковий апарат);
Територіальне управління Державної судової адміністрації України в Луганській області (довідковий апарат);
Луганська обласна спеціалізована дитячо-юнацька спортивна школа олімпійського резерву «Олімпійська надія» (довідковий апарат);
Державний архів Луганської області (інструкція з документування управлінської інформації в електронній формі);
Державна установа «Луганський обласний лабораторний центр Міністерства охорони здоров’я» (довідковий апарат);
Комунальний заклад «Луганський обласний ліцей-інтернат фізичної культури і спорту» (довідковий апарат);
Луганське обласне бюро судово-медичної експертизи (довідковий апарат);
Державна служба з лікарських засобів та контролю за наркотиками у Луганській області (довідковий апарат);
Державна екологічна інспекція у Луганській області (довідковий апарат);
Луганський національний аграрний університет (номенклатура на 2021 рік, інструкція з документування управлінської інформації в електронній формі)
Юридичні особи – джерела формування НАФ, які не передають документи до Держархіву
Друга Сєвєродонецька державна нотаріальна контора (довідковий апарат);
приватний нотаріус Лисичанського міського нотаріального округу Луганської області (Дергільова Нелля Миколаівна) (довідковий апарат);
приватний нотаріус Лисичанського міського нотаріального округу Луганської області (Жихар Валерій Миколайович) (довідковий апарат);
приватний нотаріус Лисичанського міського нотаріального округу Луганської області (Жихар Надія Петрівна) (довідковий апарат).
Наданий на розгляд довідковий апарат та нормативно-методичні документи всіх фондоутворювачів схвалено/погоджено ЕПК Держархіву.
Контрольна перевірка діяльності архівного відділу військово-цивільної адміністрації міста Сєвєродонецьк Луганської області
29 вересня 2020 р.
На виконання Плану проведення перевірок архівних установ райдержадміністрацій, міських рад на 2020 рік (зі змінами), затвердженого в. о. директора Державного архіву Луганської області (далі – Держархів) 18.11.2019, заступником начальника відділу організації, координації архівної справи та інформаційного забезпечення Держархіву Оксаною Сорокіною, 29 вересня 2020 року було здійснено контрольну перевірку діяльності архівного відділу військово-цивільної адміністрації міста Сєвєродонецьк Луганської області (далі - архівний відділ).
Перевірка здійснювалась шляхом вивчення наявних нормативних, облікових документів, обстеження загального стану приміщень і співбесіди з начальником архівного відділу Еллою Поляковою та головним спеціалістом Іриною Шахановою.
З метою виконання рішення колегії Держархіву від 13.11.2019 № 5/2 «Про підсумки комплексної перевірки діяльності архівного відділу Сєвєродонецької міської ради, контрольних перевірок архівних відділів Кремінської та Станично-Луганської райдержадміністрацій» архівним відділом здійснено низку заходів з усунення недоліків, виявлених у ході комплексної перевірки, зокрема: оновлено паспорт архівосховища та схему розташування фондів; приведено у відповідність до вимог чинного законодавства стан та ведення облікових документів, заведено аркуш фонду; проведено роботу щодо перегляду індивідуальних номенклатур справ юридичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду. Недоліки, виявлені під час комплексної перевірки, проведеної Держархівом 23.09.2019, архівним відділом усунені частково.
З питань створення належних умов для збереження, обліку і використання архівних документів, науково-технічного опрацювання документів юридичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду, які потребують вирішення, архівному відділу були надані консультації та методична допомога.
Комплексна перевірка Державної установи «Луганський обласний контактний центр»
25 вересня 2020 р.
22-25.09.2020 року згідно з Планом-графіком проведення перевірок роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб - джерел формування Національного архівного фонду (далі – НАФ) на 2020 рік, затвердженим в.о. директора Державного архіву Луганської області (далі – Держархів) 25.11.2019, начальником відділу формування, комплектування НАФ та діловодства Держархіву Овчаренко Світланою здійснено комплексну перевірку стану організації поточного діловодства та архівної справи у Державній установі «Луганський обласний контактний центр» (далі – Контактний центр).
Комплексна перевірка проводилась за наступними напрямами:
стан організації та ведення діловодства;
організація роботи експертної комісії;
організація роботи архівного підрозділу.
Держархівом були надані консультації та методична допомога щодо проведення науково–технічного опрацювання документів за 2018 рік та виділення приміщення під архів.
Результати перевірки та проблемні питання обговорено з директором Контактного центру Лагутою Іриною, у присутності заступника директора Контактного центру Орлікової Наталії, яка здійснює контроль за веденням діловодства та архіву.
Контрольна перевірка у Луганському обласному відділенні Фонду соціального захисту інвалідів
21 вересня 2020 р.
21.09.2020 згідно з Планом-графіком проведення перевірок роботи служби діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб -джерел формування Національного архівного фонду (далі – НАФ) на 2020 рік, затвердженим в.о. директора Державного архіву Луганської області (далі – Держархів) 25.11.2019, головним спеціалістом відділу формування, комплектування НАФ та діловодства Держархіву Легезою Ларисою здійснено контрольну перевірку у Луганському обласному відділенні Фонду соціального захисту інвалідів (далі – Фонд).
З метою виконання рішення колегії Держархіву від 13.11.2019 № 5/1 перевірено стан науково-технічного опрацювання документів постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) за 2017-2019 роки, роботу експертної комісії, ведення діловодства та умови зберігання архівних документів.
Надані методичні рекомендації щодо складання акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ та його відповідності вимогам чинного законодавства.
Результати перевірки обговорено з директором Фонду, Чибрисовою Наталією, у присутності завідувачки сектору кадрової роботи, системного адміністрування та організаційно-документального забезпечення, відповідальної за архів, Яцків Наталії.
Робоча нарада з питань організації діловодства територіальних, дільничних виборчих комісій та приймання виборчої документації
17 вересня 2020 р.
17.09.2020 Державним архівом Луганської області була організована робоча нарада в режимі відеоконференцзв’язку з питань організації діловодства територіальних, дільничних виборчих комісій та приймання виборчої документації з проведення місцевих виборів до архівних установ області за участю заступниці голови облдержадміністрації Катерини Безгинської.
Метою наради було обговорення єдиних підходів щодо реалізації норм чинного законодавства з питань архівної справи та діловодства, а також вирішення проблемних питань, які виникають в роботі виборчих комісій.
Нараду відкрила Катерина Безгинська, яка зауважила, що вибори 2020 року відбудуться за новим Виборчим кодексом та адміністративно-територіальним поділом. Заступниця голови наголосила, що основні завдання голів і секретарів виборчих комісій це не тільки якісна організація і проведення виборчого процесу, а й формування в діяльності комісій документів Національного архівного фонду, які відображають сучасну історію області та є складовою інформаційних ресурсів суспільства.
Також були розглянуті питання щодо розроблення індивідуальних номенклатур справ територіальних виборчих комісій, здійснення експертизи цінності документів, проведення їх науково-технічного опрацювання та порядку передавання документів Національного архівного фонду, тимчасового зберігання, з кадрових питань (особового складу) до архівних установ області.
За підсумками наради будуть надані відповідні протокольні доручення.
Засідання колегії Державного архіву Луганської області
08 вересня 2020 р.
08 вересня відбулось засідання колегії Державного архіву Луганської області за участю заступника голови обласної державної адміністрації Катерини Безгинської.
На колегії були підбиті підсумки комплексних перевірок діяльності архівного відділу Новопсковської райдержадміністації, роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів Державного навчального закладу «Луганський центр професійно-технічної освіти Державної служби зайнятості», Луганської філії державного підприємства «Регіональні електричні мережі» та контрольної перевірки Біловодської райдержадміністрації.
Розглянуто питання забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду та з кадрових питань (особового складу) в Держархіві та архівних установах області.
Обговорено стан науково-технічного опрацювання документів сільських, селищних, міських, районних рад, райдержадміністрацій та їх структурних підрозділів в умовах реалізації реформи децентралізації влади та у зв’язку з утворенням нових районів.
Катерина Безгинська звернула увагу на необхідність забезпечення належних умов зберігання архівних документів та доручила провести науково-технічне опрацювання документів Національного архівного фонду, з кадрових питань (особового складу) з дотриманням вимог чинного законодавства.
З усіх розглянутих питань були прийняті відповідні рішення.
Контрольна перевірка Луганського обласного інституту післядипломної педагогічної освіти
04 вересня 2020 р.
04.09.2020 року згідно з Планом-графіком проведення перевірок роботи служби діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб-джерел формування Національного архівного фонду на 2020 рік, затвердженим в.о. директора Державного архіву Луганської області 25.11.2019, головним спеціалістом відділу формування, комплектування Національного архівного фонду та діловодства Державного архіву Луганської області Легезою Ларисою здійснено контрольну перевірку Луганського обласного інституту післядипломної педагогічної освіти (далі – Інститут).
З метою виконання рішення колегії Держархіву від 11.09.2019 № 4/1 Інститутом вжито низку заходів: створено умови для збереження, обліку архівних документів, приведено стан науково-технічного опрацювання документів Національного архівного фонду та з кадрових питань (особового складу), нормативних документів з питань роботи експертної комісії, ведення діловодства, архівної справи до вимог чинного законодавства.
Держархівом були надані консультації та методична допомога щодо впорядкування документів за 2018-2019 роки.
Результати перевірки, проблемні питання та шляхи їх вирішення було обговорено з директором інституту Цимбал Іриною, у присутності відповідальної за належну організацію роботи зі службовою кореспонденцією та діловодною документацією установи, секретаря-друкарки Полінської Ганни.
Комплексна перевірка діяльності архівного відділу Білокуракинської райдержадміністрації
02 вересня 2020 р.
На виконання плану проведення комплексних та контрольних перевірок діяльності архівних установ райдержадміністрацій, міських рад та трудових архівів на 2020 рік, затвердженого директором Державного архіву Луганської області 18.11.2019 року, начальником відділу організації, координації архівної справи та інформаційного забезпечення Державного архіву Луганської області Іриною Решетняк, начальником відділу зберігання та обліку документів Національного архівного фонду Державного архіву Луганської області Оленою Потаповою-Панасенко, 01 вересня 2020 року здійснено комплексну перевірку діяльності архівного відділу Білокуракинської райдержадміністрації.
Перевірка здійснювалась шляхом вивчення наявних в архівному відділі нормативних та облікових документів, стану ведення діловодства, використання документів, комплектування архівного відділу, обстеження загального стану приміщень та співбесіди з начальником архівного відділу Білокуракинської райдержадміністрації Дегтярьовою Валентиною Миколаївною.
В ході перевірки архівному відділу надана методична допомога з питань створення належних умов для збереження, обліку і використання документів Національного архівного фонду, науково-технічного опрацювання документів юридичних осіб – джерел комплектування архівного відділу, ведення облікових документів.
Про стан цифровізації процесів архівної справи Луганщини
20 серпня 2020 р.
18.08.2020 на апаратній нараді голови Луганської обласної державної адміністрації – керівника обласної військово-цивільної адміністрації Сергія Гайдая було розглянуто питання про організацію роботи в Луганській області з оцифровки Національного архівного фонду в період цифрової трансформації процесів архівної справи України.
Директорка Державного архіву Луганської області Вікторія Кривицька доповіла про стан цифровізації процесів архівної справи Луганщини та зазначила, що у лютому 2017 року в рамках програми «Українська ініціатива з підвищення впевненості» (UCBI) за фінансової підтримки Агентства США з міжнародного розвитку (USAID) Держархівом була укладена Грантова угода на суму 1 млн 200 тис. грн, придбано планетарний сканер, спеціальне комп’ютерне обладнання, програмне забезпечення та розпочата робота зі сканування документів.
У грудні 2019 року, в рамках реалізації Стратегії регіонального розвитку області за рахунок коштів спеціального фонду Державного бюджету України, було придбано книжковий сканер, програмне забезпечення інформаційної системи автоматизації обліково-довідкового апарату «Folium», сервер, додаткове програмне забезпечення, а також комп’ютерне та спеціальне обладнання.
Також директорка звернула увагу на статистичні дані.
З лютого 2017 року по липень 2020 року, Держархівом оцифровано майже 5 тис. справ, виготовлено понад 434 тис. цифрових копій, що складає 16,5 % від загальної кількості.
Станом на 01 липня 2020 року з 267 архівних фондів, які знаходяться на зберіганні в Держархіві, повністю оцифровано 38, що становить 14 %.
На сьогодні 329 архівних описів, які перебувають на обліку в Держархіві, оцифровано та розміщено на офіційному вебсайті в повному обсязі.
З 1872 описів справ постійного зберігання архівних установ області, оприлюднено на вебсайтах 467, що складає 25 % від їх загальної кількості.
Ця робота є пріоритетною та продовжується надалі.
За підсумками наради головою Луганської обласної державної адміністрації – керівником обласної військово-цивільної адміністрації були надані відповідні протокольні доручення.
Тематична перевірка комунального закладу «Луганський обласний центр дитячо-юнацького туризму і краєзнавства»
12 серпня 2020 р.
12.08.2020 року згідно з Планом-графіком проведення перевірок роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб - джерел формування Національного архівного фонду на 2020 рік, затвердженим в. о. директора Державного архіву Луганської області 25.11.2019, начальником відділу формування, комплектування Національного архівного фонду та діловодства Державного архіву Луганської області Овчаренко Світланою здійснено тематичну перевірку стану організації діяльності експертної комісії та поточного діловодства комунального закладу «Луганський обласний центр дитячо-юнацького туризму і краєзнавства» (далі – Центр).
Під час перевірки приділено увагу наявності організаційно-розпорядчих документів: положення про експертну комісію (далі - ЕК), наказу про утворення ЕК, її складу, звіту про виконання плану роботи ЕК за 2019 рік та плану роботи ЕК на 2020 рік.
У ході перевірки надані рекомендації щодо виділення та обладнання приміщення під архів і методичні рекомендації щодо проведення щорічного науково–технічного опрацювання документів.
Результати перевірки обговорено з в. о. директора Центру Вертеленко Оленою, у присутності відповідальної за діловодство та архів, діловода Мирошниченко Тетяни.
Засідання Експертно-перевірної комісії Державного архіву Луганської області
31 липня 2020 р.
31.07.2020 об 11:00 відбулося VII засідання Експертно-перевірної комісії Державного архіву Луганської області (далі – Держархів) з порядком денним:
1. Про включення до списку юридичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду (далі-НАФ), які передають документи до Держархіву та архівної установи райдержадміністрації:
Департамент з питань цивільного захисту та територіальної оборони облдержадміністрації;
Новопсковський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків).
2. Про виключення зі списку юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають документи до архівних установ райдержадміністрацій:
Караяшницька сільська рада Старобільського району;
Садківська сільська рада Старобільського району;
Верхньопокровська сільська рада Старобільського району;
Світлівська сільська рада Старобільського району;
Бондарівська сільська рада Марківського району;
Ліснополянська сільська рада Марківського району;
Кризька сільська рада Марківського району;
Сичанська сільська рада Марківського району;
відділ Держгеокадастру у Новопсковському районі;
Заайдарівську сільську раду Новопсковського району.
3. Про надання дозволу на включення додатково виявленої справи за літерним номером до опису справ постійного зберігання юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають документи до архівного відділу Станично-Луганської райдержадміністрації:
Управління фінансів Станично-Луганської райдержадміністрації.
4. Про стан науково-технічного опрацювання документів Лисичанського, Сєвєродонецького та Рубіжанського міських судів Луганської області.
5. Про включення державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів районних, міських нотаріальних округів Луганської області до списку юридичних осіб – джерел формування НАФ, які не передають документи до Держархіву та архівних установ області.
6. Про розгляд описів справ постійного зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, номенклатур справ, інструкції з діловодства та положення про експертні комісії (далі – ЕК) юридичних осіб – джерел формування НАФ, що знаходяться у зоні комплектування Держархіву та архівних установ області:
Держархів фонд № Р-57 «Голубівська сільська Рада Попаснянського району» (переробка описів).
Архівний відділ Лисичанської міської ради
комунальна установа «Територіальне медичне об’єднання м. Лисичанськ» (перероблений опис).
Архівний відділ Марківської райдержадміністрації
архівний відділ Марківської райдержадміністрації (довідковий апарат).
Архівний відділ Міловської райдержадміністрації
Міловський районний суд (довідковий апарат).
Архівний відділ Новоайдарської райдержадміністрації
відділ освіти Новоайдарської райдержадміністрації (довідковий апарат).
Архівний відділ Новопсковської райдержадміністрації
Новорозсошанська сільська рада та її виконавчий комітет (довідковий апарат);
Донцівська сільська рада та її виконавчий комітет (довідковий апарат);
Козлівська сільська рада та її виконавчий комітет (довідковий апарат);
Новопсковський районний суд (довідковий апарат);
Новопсковський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків) (номенклатура справ на 2020 рік).
Архівний відділ Сватівської райдержадміністрації
Манківська сільська рада Сватівського району (довідковий апарат);
Гончарівська сільська рада Сватівського району (довідковий апарат);
Свистунівська сільська рада Сватівського району (довідковий апарат).
Архівний відділ Станично-Луганської райдержадміністрації
танично-Луганська райдержадміністрація (довідковий апарат).
Архівний відділ Старобільської райдержадміністрації
Управління фінансів Старобільської райдержадміністрації (довідковий апарат);
фонд-67 «Уповноважений Міністерством заготівельник по Старобільському району Ворошиловградської області» (перероблений опис).
Архівний відділ Троїцької райдержадміністрації
Покровський маслоробний завод Покровського району (удосконалений опис);
Шахівська сільська рада Лозно-Олександрівського району (удосконалений опис).
Юридичні особи – джерела формування НАФ, які передають документи до Держархіву
комунальне некомерційне підприємство Луганської обласної ради «Обласний центр громадського здоров’я» (довідковий апарат);
комунальне некомерційне підприємство Луганської обласної ради «Старобільська обласна фізіотерапевтична лікарня» (довідковий апарат);
комунальне некомерційне підприємство Луганської обласної ради «Луганська обласна клінічна лікарня» (довідковий апарат);
Департамент з питань цивільного захисту та територіальної оборони облдержадміністрації (інструкція з діловодства, номенклатура справ, положення про ЕК);
Луганське обласне відділення Фонду соціального захисту інвалідів (довідковий аппарат);
Управління виконавчої дирекції Фонду соціального страхування України у Луганській області (довідковий аппарат);
приватні нотаріуси Міловського районного нотаріального округу Луганської області (Наталія Нєдовєсова, Роман Подольський) (довідковий аппарат);
приватний нотаріус Біловодського районного нотаріального округу Луганської області (Анна Доброскокова) (довідковий аппарат);
приватний нотаріус Марківського районного нотаріального округу Луганської області (Олександра Вагіна) (довідковий аппарат);
приватний нотаріус Білокуракінського районного нотаріального округу Луганської області (Олеся Жукова) (довідковий аппарат);
приватний нотаріус Троїцького районного нотаріального округу Луганської області (Ельвіра Гапочка) (довідковий аппарат);
приватні нотаріуси Попаснянського районного нотаріального округу Луганської області (Наталія Мирошниченко, Антоніна Селегень) (довідковий аппарат);
приватні нотаріуси Новоайдарського районного нотаріального округу Луганської області (Валентина Карпенко, Марина Кузьменко) (довідковий аппарат);
приватний нотаріус Лисичанського міського нотаріального округу Луганської області (Валерій Кравченко) (довідковий аппарат);
приватний нотаріус Старобільського районного нотаріального округу Луганської області (Сергій Пульний, Микола Пульний) (довідковий аппарат);
Білокуракинська державна нотаріальна контора (довідковий аппарат);
Попаснянська державна нотаріальна контора (довідковий аппарат);
Троїцька державна нотаріальна контора (довідковий аппарат);
Рубіжанська державна нотаріальна контора (довідковий аппарат);
Друга Лисичанська державна нотаріальна контора (довідковий аппарат);
Марківська державна нотаріальна контора (довідковий аппарат);
Міловська державна нотаріальна контора (довідковий аппарат);
Біловодська державна нотаріальна контора (довідковий аппарат);
Луганський обласной державний нотаріальний архів (довідковий аппарат);
Громадська організація «Луганська територіальна організація Всеукраїнського фізкультурно-спортивного товариства «Колос»» (номенклатура справ на 2020 рік, положення про ЕК);
Департамент житлово-комунального господарства облдержадміністрації (довідковий аппарат).
Наданий довідковий апарат та нормативно-методичні документи всіх фондоутворювачів схвалено/погоджено ЕПК Держархіву, крім відділу освіти Новоайдарської райдержадміністрації та Управління фінансів Старобільської райдержадміністрації, який був повернутий на доопрацювання.
Засідання Науково-методичної ради Державного архіву Луганської області
31 липня 2020 р.
30 липня 2020 року в приміщенні Луганської обласної державної адміністрації, за участю заступника голови облдержадміністрації Катерини Безгинської, відбулося засідання Науково-методичної ради Державного архіву Луганської області.
На засіданні були розглянуті питання:
про обговорення змісту радіопередачі до Дня пам'яті захисників України;
про обговорення експозиційного плану відео-презентації до Дня пам’яті захисників України;
про експозиційний план документальної виставки онлайн з нагоди відзначення Дня Незалежності України;
про обговорення Інформаційного збірника Державного архіву Луганської області № 1 (52) за І півріччя 2020 року.
Після обговорення були прийняті відповідні рішення.
Контрольна перевірка діяльності архівного відділу Біловодської райдержадміністрації
01 липня 2020 р.
На виконання Плану проведення комплексних та контрольних перевірок діяльності архівних установ райдержадміністрацій, міських рад на 2020 рік, затвердженого в.о. директора Державного архіву Луганської області 18.11.2019, начальником відділу організації, координації архівної справи та інформаційного забезпечення Державного архіву Луганської області Іриною Решетняк, 30 червня 2020 року, проведено контрольну перевірку діяльності архівного відділу Біловодської райдержадміністрації.
Перевірка здійснювалась шляхом вивчення наявних в архівному відділі нормативних, облікових документів, обстеження загального стану приміщень і співбесіди з начальником архівного відділу Біловодської райдержадміністрації Сергієм Юрченко та головним спеціалістом Ольгою Магомедовою.
Недоліки, виявлені під час комплексної перевірки, проведеної Держархівом 17.05.2019, архівним відділом Біловодської райдержадміністрації частково усунені.
З питань створення належних умов для збереження, обліку і використання документів Національного архівного фонду, науково-технічного опрацювання документів юридичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду, які потребують вирішення, архівному відділу надані консультації, методична допомога.
Засідання Експертно-перевірної комісії Державного архіву Луганської області
30 червня 2020 р.
30.06.2020 о 08-30 відбулося VI засідання Експертно-перевірної комісії Державного архіву Луганської області (далі – Держархів):
1. Про звіт про роботу експертної комісії (далі-ЕК) Державної служби з лікарських засобів та контролю за наркотиками у Луганській області.
2. Про включення до списку юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають документи до Держархіву та архівних відділів райдержадміністрації:
Східна митниця Державної митної служби України;
Новоайдарський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків);
Міловський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків);
Марківський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків);
відділ державної реєстрації актів цивільного стану по Старобільському району та місту Брянка Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків);
відділ державної реєстрації актів цивільного стану по Перевальському та Станично-Луганському районах Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків);
Біловодський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків);
Кремінський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків);
відділ державної реєстрації актів цивільного стану по Антрацитівському району та містах Антрацит та Первомайськ Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків);
відділ державної реєстрації актів цивільного стану по Сватівському району та місту Голубівка Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків);
Служба у справах дітей Красноріченської селищної ради Кремінського району;
відділ охорони здоров’я Лисичанської міської ради;
Троїцький районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків);
Білокуракинський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків).
3. Про виключення зі списку юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають та не утворюють документи до архівних відділів райдержадміністрацій та міської ради:
Байдівська сільська рада Старобільського району;
Малохатська сільська рада Старобільського району;
Хворостянівська сільська рада Старобільського району;
Біловодський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Луганській області;
Білокуракинський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Луганській області;
Лисичанський обласний протитуберкульозний диспансер.
4. Про розгляд описів справ постійного зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, номенклатур справ та положення про ЕК юридичних осіб – джерел формування НАФ, що знаходяться у зоні комплектування Держархіву та архівних установ області:
Архівний відділ Біловодської райдержадміністрації
об’єднаний архівний фонд «Уповноваженний Міністерства заготівель СРСР по Біловодському та Євсузькому району Ворошиловградської області» (переробка описів);
Біловодський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків) (номенклатура справ на 2020 рік)
Архівний відділ Білокуракинської райдержадміністрації
Білокуракинський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків) (номенклатура справ на 2020 рік)
Архівний відділ Кремінської райдержадміністрації
об’єднаний архівний фонд «Радгоспи Кремінського району Луганської області» (довідковий апарат, переробка);
Бараниківська сільська виборча комісія (довідковий апарат);
Новоолександрівська сільська територіальна виборча комісія (довідковий апарат);
Служба у справах дітей Красноріченської селищної ради Кремінського району (номенклатура справ на 2020 рік);
Кремінський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків) (номенклатура справ на 2020 рік);
відділ державної реєстрації актів цивільного стану по Антрацитівському району та містах Антрацит та Первомайськ Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків) (номенклатура справ на 2020 рік)
Архівний відділ Лисичанської міської ради
відділ охорони здоров’я Лисичанської міської ради (номенклатура справ на 2020 рік)
Архівний відділ Марківської райдержадміністрації
Служба у справах дітей Марківської райдержадміністрації (довідковий апарат);
Марківський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків) (номенклатура справ на 2020 рік)
Архівний відділ Міловської райдержадміністрації
Міловський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків) (номенклатура справ на 2020 рік)
Архівний відділ Новоайдарської райдержадміністрації
Фінансове управління Новоайдарської райдержадміністрації(довідковий апарат);
Новоайдарський районний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків) (номенклатура справ на 2020 рік)
Архівний відділ Новопсковської райдержадміністрації
Ганусівська сільська рада та її виконавчий комітет (довідковий апарат);
Новопсковський районний суд (довідковий апарат)
Архівний відділ Попаснянської райдержадміністрації
відділ культури Попаснянської райдержадміністрація (довідковий апарат);
Троїцька сільська рада Попаснянського району (довідковий апарат)
Архівний відділ Сватівської райдержадміністрації
відділ державної реєстрації актів цивільного стану по Сватівському району та місту Голубівка Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків) (номенклатура справ на 2020 рік)
Архівний відділ Сєвєродонецької міської ради
приватне акціонерне товариство «Сєвєродонецьке об’єднання Азот» (переробка опису);
Об’єднаний фонд «Житлово-комунальна контора тресту «Лисхімпромбуд», підсобне господарство відділу робітничого постачання заводу «Донсода», відділ робітничого постачання заводу «Донсода»» (довідковий апарат, переробка описів)
Архівний відділ Станично-Луганської райдержадміністрації
відділ державної реєстрації актів цивільного стану по Перевальському та Станично-Луганському районах Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків) (номенклатура справ на 2020 рік)
Архівний відділ Старобільської райдержадміністрації
Старобільський народний суд (довідковий апарат);
відділ державної реєстрації актів цивільного стану по Старобільському району та місту Брянка Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків) (номенклатура справ на 2020 рік)
Архівний відділ Троїцької райдержадміністрації
Троїцька райдержадміністрація (довідковий апарат);
відділ культури Троїцької райдержадміністрації (довідковий апарат)
Юридичні особи – джерела формування НАФ, які передають документи до Держархіву
Східна митниця Держмитслужби (номенклатура справ на 2020 рік, положення про ЕК);
Ліквідаційна комісія з ліквідації Головного територіального управління юстиції у Луганській області (удосконалені описи);
Комісія з реорганізації Луганської митниці Державної фіскальної служби України (довідковий апарат).
Наданий довідковий апарат та нормативно-методичні документи всіх фондоутворювачів схвалено/погоджено ЕПК Держархіву.
Комплексна перевірка Луганської філії Державного підприємства «Регіональні електричні мережі»
26 червня 2020 р.
23-26 червня 2020 року згідно з Планом-графіком проведення перевірок роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб-джерел формування Національного архівного фонду на 2020 рік, затвердженим в.о. директора Державного архіву Луганської області 25.11.2019, головним спеціалістом відділу формування, комплектування Національного архівного фонду та діловодства Держархіву Міщенко Лілією здійснено комплексну перевірку діяльності служби діловодства, архівного підрозділу та експертної комісії Луганської філії Державного підприємства «Регіональні електричні мережі».
Комплексна перевірка фондоутворювача проводилась за наступними напрямами:
стан організації та ведення діловодства;
організація роботи експертної комісії;
організація роботи архівного підрозділу.
В ході перевірки надані методичні рекомендації та практична допомога щодо здійснення експертизи цінності документів, правильності віднесення різних за змістом наказів до відповідних справ, формування справ у поточному діловодстві та придбання архівного устаткування для забезпечення гарантованого зберігання документів.
Підсумки перевірки обговорено з діловодом Биваловою Оленою.
Тематична перевірка Управління розвитку та утримання мережі автомобільних доріг області облдержадміністрації
23 червня 2020 р.
22-23 червня 2020 року згідно з Планом-графіком проведення перевірок роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб-джерел формування Національного архівного фонду на 2020 рік, затвердженим в.о. директора Державного архіву Луганської області 25.11.2019, заступником начальника відділу формування, комплектування Національного архівного фонду та діловодства Держархіву Вергасовою Ельвірою здійснено тематичну перевірку Управління розвитку та утримання мережі автомобільних доріг області облдержадміністрації.
Тематична перевірка проводилась з метою проведення обстеження організації роботи експертної комісії фондоутворювача.
Було приділено увагу наявності нормативних документів з питань архівної справи та діловодства, планів роботи експертної комісії, архіву на рік та їх відповідність вимогам чинного законодавства. Також надано практичну допомогу щодо науково-технічного опрацювання документів Національного архівного фонду та з кадрових питань (з особового складу).
Підсумки перевірки обговорено з начальником Управління Чумаком Андрієм, головним спеціалістом з питань персоналу, відповідальною за ведення діловодства та архів Костирею Тетяною.
Засідання Науково-методичної ради Державного архіву Луганської області
19 червня 2020 р.
19 червня 2020 року в приміщенні Луганської обласної державної адміністрації, за участю заступника голови облдержадміністрації Катерини Безгинської, відбулося засідання Науково-методичної ради Державного архіву Луганської області.
На засіданні були розглянуті питання:
про експозиційний план документальної виставки онлайн з нагоди відзначення Дня Конституції України;
про обговорення змісту статті з нагоди 95-річчя заснування Державного архіву Луганської області для публікації в науково-практичному журналі «Архіви України».
Після обговорення були прийняті відповідні рішення.
Контрольна перевірка Комунального некомерційного підприємства Луганської обласної ради «Луганська обласна дитяча клінічна лікарня»
17 червня 2020 р.
16 червня 2020 року згідно з Планом-графіком проведення перевірок роботи служби діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб-джерел формування Національного архівного фонду на
2020 рік, затвердженим в.о. директора Державного архіву Луганської області 25.11.2019, головним спеціалістом відділу формування, комплектування Національного архівного фонду та діловодства Держархіву Лисак Наталією здійснено контрольну перевірку комунального некомерційного підприємства Луганської обласної ради "Луганська обласна дитяча клінічна лікарня».
Контрольна перевірка була проведена з метою аналізу стану усунення недоліків, виявлених за підсумками комплексної перевірки 20-23.08.2019 та виконання рішення колегії Держархіву від 22.05.2019 № 3/1. Було перевірено стан науково-технічного опрацювання документів постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) за 2014-2018 роки, організацію роботи експертної комісії, правильність ведення діловодства та умови зберігання архівних документів.
Також надано методичні рекомендації щодо технічного оформлення справ, обладнання приміщення під архів пожежною та охоронною сигналізацією.
Підсумки перевірки обговорено з генеральним директором Світланою Ошеко у присутності архіваріуса, відповідальної за архівне зберігання документів Вікторії Борис.
Продовження спільної роботи Держархіву зі Східним міжрегіональним управлінням Міністерства юстиції
15 червня 2020 р.
Державним архівом Луганської області продовжується спільна робота зі Східним міжрегіональним управлінням Міністерства юстиції (м. Харків) щодо поповнення Національного архівного фонду книгами державної реєстрації актів цивільного стану за період 1939 - 1944 років.
У червні 2020 року заступником директора – головним зберігачем фондів Держархіву Тетяною Лисенко, начальником відділу зберігання та обліку документів Національного архівного фонду Оленою Потаповою – Панасенко, були проведені консультації, надана методична допомога начальникам відділів по Міловському району – Милостивій Нелі, по Попаснянському району – Рубановій Наталії з питань упорядкування книг державної реєстрації актів цивільного стану і алфавітних книг, особливостей формування справ та порядку передавання документів на постійне зберігання.
Комплексна перевірка діяльності архівного відділу Новопсковської райдержадміністрації
12 червня 2020 р.
На виконання плану проведення комплексних та контрольних перевірок діяльності архівних установ райдержадміністрацій, міських рад на 2020 рік, затвердженого в.о. директора Державного архіву Луганської області 18.11.2019, заступником начальника відділу організації, координації архівної справи та інформаційного забезпечення Державного архіву Луганської області Оксаною Сорокіною та заступником начальника відділу зберігання та обліку документів Національного архівного фонду Державного архіву Луганської області Людмилою Мащенко, 11 червня 2020 року було, здійснено комплексну перевірку діяльності архівного відділу Новопсковської райдержадміністрації.
Метою перевірки була організація і вдосконалення роботи архівної установи, оцінка її діяльності; виконання основних показників розвитку архівної справи; надання організаційно-методичної допомоги; своєчасне попередження, виявлення та припинення дій, які містять ознаки порушення законодавства у сфері архівної справи та діловодства.
Перевірка здійснювалась шляхом вивчення наявних в архівному відділі нормативних та облікових документів, аналізу ведення діловодства, використання документів, комплектування архівного відділу; обстеження загального стану приміщень та співбесіди з начальником архівного відділу Новопсковської райдержадміністрації Євгеном Должковим та головним спеціалістом архівного відділу Тетяною Андрущенко.
Комплексна перевірка Державного навчального закладу «Луганський центр професійно-технічної освіти Державної служби зайнятості»
09 червня 2020 р.
02-05 червня 2020 року згідно з Планом-графіком проведення перевірок роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб-джерел формування Національного архівного фонду на 2020 рік, затвердженим в.о. директора Державного архіву Луганської області 25.11.2019, головним спеціалістом відділу формування, комплектування Національного архівного фонду та діловодства Держархіву Міщенко Лілією здійснено комплексну перевірку Державного навчального закладу «Луганський центр професійно-технічної освіти Державної служби зайнятості».
Комплексна перевірка фондоутворювача проводилась за наступними напрямами:
стан організації та ведення діловодства;
організація роботи експертної комісії;
організація роботи архівного підрозділу.
В ході перевірки надані методичні рекомендації щодо науково-технічного опрацювання документів Національного архівного фонду та з кадрових питань (з особового складу) у поточному діловодстві, складання довідкового апарату до них та придбання архівного устаткування для забезпечення гарантованого зберігання документів.
Підсумки перевірки обговорено з секретарем-друкаркою, відповідальною за архів Бусовою Ганною.
Cемінар за участю відповідальних за діловодство та архівну справу установ, що знаходяться у зоні комплектування Державного архіву
05 червня 2020 р.
04.06.2020 Державним архівом Луганської області проведено семінар на тему: «Організація роботи служб діловодства, архівних підрозділів та експертних комісій підприємств, установ та організацій, що знаходяться у зоні комплектування Державного архіву Луганської області».
У семінарі взяли участь відповідальні за діловодство та архів установи та заклади – джерела формування Національного архівного фонду Державного архіву Луганської області.
В процесі проведення семінару працівниками Держархіву були розглянуті питання організації роботи служб діловодства та архіву, експертних комісій, проведення науково-технічного опрацювання документів, складання довідкового апарату.
До уваги слухачів семінару були представлені зразки складання та оформлення листів, протоколів, актів для подання на розгляд експертно-перевірної комісії Держархіву Луганської області та обговорені проблемні питання, що виникають у юридичних осіб під час проведення експертизи цінності та передавання документів до архівних підрозділів.
Продовження спільної роботи Держархіву зі Східним міжрегіональним управлінням Міністерства юстиції
03 червня 2020 р.
Державним архівом Луганської області продовжується спільна робота зі Східним міжрегіональним управлінням Міністерства юстиції (м. Харків) щодо поповнення Національного архівного фонду книгами державної реєстрації актів цивільного стану за період 1939 - 1944 років.
03 червня 2020 року, заступником директора – головним зберігачем фондів Держархіву Тетяною Лисенко, заступником начальника відділу зберігання та обліку документів Національного архівного фонду Людмилою Мащенко були проведені консультації, надана методична допомога спеціалісту Марківського районного відділу державної реєстрації актів цивільного стану - Ірині Абаєвій-Рєзнік з питань опрацювання книг державної реєстрації актів цивільного стану і алфавітних книг, особливостей формування справ та порядку передавання документів на постійне зберігання.
Контрольна перевірка комунального закладу «Луганський обласний ліцей-інтернат фізичної культури і спорту»
03 червня 2020 р.
02.06.2020 року згідно з Планом-графіком проведення перевірок роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб - джерел формування Національного архівного фонду на 2020 рік, затвердженим в. о. директора Державного архіву Луганської області 25.11.2019, начальником відділу формування, комплектування Національного архівного фонду та діловодства Державного архіву Луганської області Овчаренко Світланою здійснено контрольну перевірку стану організації поточного діловодства та архівної справи комунального закладу «Луганський обласний ліцей-інтернат фізичної культури і спорту».
З метою виконання рішення колегії Державного архіву Луганської області від 13.11.2019 № 5/1 перевірено стан науково-технічного опрацювання документів постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) за 2016-2017 роки, роботу експертної комісії, ведення діловодства у відповідності до вимог чинного законодавства та умови зберігання архівних документів.
Надані методичні рекомендації щодо завершення науково-технічного опрацювання документів за 2018-2019 роки.
Результати перевірки обговорено з в.о. директора Ліною Мельничук у присутності відповідальної за ведення діловодства та архівне зберігання документів, секретаря Наталі Матвєєвої.
Продовження спільної роботи Держархіву зі Східним міжрегіональним управлінням Міністерства юстиції
29 травня 2020 р.
Державним архівом Луганської області продовжується спільна робота зі Східним міжрегіональним управлінням Міністерства юстиції (м. Харків) щодо поповнення Національного архівного фонду книгами державної реєстрації актів цивільного стану за період 1939 - 1944 років.
29 травня 2020 року, заступником директора – головним зберігачем фондів Держархіву Тетяною Лисенко, начальником відділу зберігання та обліку документів Національного архівного фонду Оленою Потаповою – Панасенко, були проведені консультації, надана методична допомога начальникам відділів по Антрацитовському району та містах Антрацит і Первомайськ – Кошелєвій Алісі, по Перевальському та Станично - Луганському районах – Щелкуновій Ірині, головному спеціалісту відділу державної реєстрації актів цивільного стану по містах Рубіжне та Хрустальний – Вєдєрниковій Людмилі Миколаївні з питань упорядкування книг державної реєстрації актів цивільного стану і алфавітних книг, особливостей формування справ та порядку передавання документів на постійне зберігання.
Засідання Експертно-перевірної комісії Державного архіву Луганської області
29 травня 2020 р.
29.05.2020 року о 08-30 у приміщенні Луганської обласної військово-цивільної адміністрації (проспект Центральний, 59) відбулося V засідання Експертно-перевірної комісії Державного архіву (далі – Держархів):
1. Про виключення зі списку юридичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду (далі – НАФ), які передають документи до Держархіву:
Регіональне відділення Фонду державного майна України по Луганській області.
2. Про включення до списку юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають документи до Держархіву та архівних відділів райдержадміністрації:
Головне управління Державної податкової служби у Луганській області;
Луганський міський відділ державної реєстрації актів цивільного стану Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції;
Алчевський міський відділ державної реєстрації актів цивільного стану Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції;
відділ державної реєстрації актів цивільного стану по містах Лисичанськ та Ровеньки Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції;
відділ державної реєстрації актів цивільного стану по Лутугинському району та місту Сєвєродонецьк Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції;
Служба у справах дітей Новопсковської райдержадміністрації.
3. Про розгляд та схвалення списків юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають, не передають документи НАФ до Держархіву та у діяльності яких не утворюють документи НАФ.
4. Про виключення зі списку юридичних осіб – джерел формування НАФ, які не передають документи до архівних відділів міських рад:
ТОВ « ДТЕК Ровенькиантрацит»;
ПрАТ «Краснодонвугілля».
5. Про звіт про роботу експертних комісій (далі-ЕК) архівного відділу Новоайдарської райдержадміністрації.
6. Про розгляд описів справ постійного зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, номенклатур справ та положень про ЕК юридичних осіб – джерел формування НАФ, що знаходяться у зоні комплектування Держархіву та архівних установ області:
Архівний відділ Біловодської райдержадміністрації
відділ культури виконавчого комітету Біловодської селищної ради (довідковий апарат)
Архівний відділ Лисичанської міської ради
Лисичанський міський суд (переробка описів)
Архівний відділ Марківської райдержадміністрації
Управління фінансів Марківської райдержадміністрації (зведена номенклатура справ на 2020 рік)
Архівний відділ Новопсковської райдержадміністрації
Павленківська сільська рада та її виконавчий комітет (довідковий апарат);
Новопсковський районний суд (довідковий апарат)
Архівний відділ Сватівської райдержадміністрації
Сватівська райдержадміністрація (довідковий апарат);
Гончарівська сільська рада (довідковий апарат);
Сватівська міська рада (довідковий апарат);
комунальне некомерційне підприємство Луганської обласної ради «Сватівська обласна лікарня з надання психіатричної допомоги» (номенклатура справ на 2020 рік)
Архівний відділ Сєвєродонецької міської ради
Сєвєродонецький міський суд (довідковий апарат)
Архівний відділ Станично-Луганської райдержадміністраціїУправління агропромислового розвитку Станично-Луганської райдержадміністрації (довідковий апарат);
Управління фінансів Станично-Луганської райдержадміністрації (довідковий апарат);
Станично-Луганська райдержадміністрація (довідковий апарат);
Великочернігівська сільська рада (довідковий апарат)
Архівний відділ Старобільської райдержадміністрації
Калмиківська сільська рада (номенклатура справ на 2020 рік);
Підгорівська сільська рада (номенклатура справ на 2020 рік);
Веселівська сільська рада (номенклатура справ на 2020 рік);
Управління фінансів Старобільської райдержадміністрації (номенклатура справ на 2020 рік);
Управління соціального захисту населення Старобільської райдержадміністрації (номенклатура справ на 2020 рік)
Архівний відділ Троїцької райдержадміністрації
«Машинно-тракторна станція Троїцького району Ворошиловградської області» (переробка опису).
Юридичні особи – джерела формування НАФ, які передають документи до Держархіву
відділ державної реєстрації актів цивільного стану по містах Рубіжне та Хрустальний Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (номенклатура справ на 2020 рік, положення про ЕК);
Луганський міський відділ державної реєстрації актів цивільного стану Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (номенклатура справ на 2020 рік, положення про ЕК);
Алчевський міський відділ державної реєстрації актів цивільного стану Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (номенклатура справ на 2020 рік, положення про ЕК);
відділ державної реєстрації актів цивільного стану по містах Лисичанськ та Ровеньки Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (номенклатура справ на 2020 рік, положення про ЕК);
відділ державної реєстрації актів цивільного стану по Лутугинському району та місту Сєвєродонецьк Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (номенклатура справ на 2020 рік, положення про ЕК);
Управління розвитку та утримання мережі автомобільних доріг області облдержадміністрації (довідковий апарат);
Головне управління Державної податкової служби у Луганській області (номенклатура справ на 2020 рік, положення про ЕК);
Державна екологічна інспекція у Луганській області (номенклатура справ на 2020 рік);
комунальне підприємство «Луганська обласна «Фармація Північ» (довідковий апарат);
Регіональний офіс водних ресурсів у Луганській області (положення про ЕК);
Ліквідаційна комісія Головного територіального управління юстиції у Луганській області (довідковий апарат).
Наданий довідковий апарат та нормативно-методичні документи всіх фондоутворювачів схвалено/погоджено ЕПК Держархіву, крім Управління фінансів Станично-Луганської райдержадміністрації, який було повернуто на доопрацювання.
Контрольна перевірка комунальної установи «Луганський регіональний центр з фізичної культури та спорту інвалідів «Інваспорт»»
29 травня 2020 р.
З метою виконання рішення колегії Державного архіву Луганської області від 11.09.2019 № 4/1 та згідно з графіком проведення перевірок роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб - джерел формування Національного архівного фонду (далі – НАФ) на 2020 рік, 28.05.2020 року головним спеціалістом відділу формування, комплектування НАФ та діловодства Державного архіву Луганської області Міщенко Лілією здійснено контрольну перевірку стану організації поточного діловодства та архівної справи комунальної установи «Луганський регіональний центр з фізичної культури та спорту інвалідів «Інваспорт»».
В присутності начальника організаційно-методичного відділу Кравченко Наталії та головного фахівця відділу звітності та бухгалтерського обліку, відповідальної за архів Римар Олени перевірено стан науково-технічного опрацювання документів за 2017 рік та внесення змін до інструкції з діловодства відповідно до вимог чинного законодавства. Надані консультації з питань науково-технічного опрацювання документів за 2018 рік, складання описів справ та ведення діловодства.
Результати перевірки обговорено з начальником Центру Юрієм Кравченком.
Продовження спільної роботи Держархіву зі Східним міжрегіональним управлінням Міністерства юстиції
28 травня 2020 р.
Державним архівом Луганської області продовжується спільна робота зі Східним міжрегіональним управлінням Міністерства юстиції (м. Харків) щодо поповнення Національного архівного фонду книгами державної реєстрації актів цивільного стану за період 1939 - 1944 років.
28 травня 2020 року, заступником директора – головним зберігачем фондів Держархіву Тетяною Лисенко, начальником відділу зберігання та обліку документів Національного архівного фонду Оленою Потаповою – Панасенко, були проведені консультації, надана методична допомога спеціалістам відділу державної реєстрації актів цивільного стану по Троїцькому району – Оксані Шамоєвій, Аліні Гапочці, начальнику відділу по Сватівському району та місту Голубівка – Олені Гур’євій і спеціалісту цього ж відділу - Наталії Капустіній з питань упорядкування книг державної реєстрації актів цивільного стану і алфавітних книг, особливостей формування справ та порядку передавання документів на постійне зберігання.
Спільні робота Держархіву зі Східним міжрегіональним управлінням Міністерства юстиції
27 травня 2020 р.
Державним архівом Луганської області продовжується спільна робота зі Східним міжрегіональним управлінням Міністерства юстиції (м. Харків) щодо поповнення Національного архівного фонду книгами державної реєстрації актів цивільного стану за період 1939 - 1944 років.
27 травня 2020 року, заступником директора – головним зберігачем фондів Держархіву Тетяною Лисенко та начальником відділу зберігання та обліку документів Національного архівного фонду Оленою Потаповою–Панасенко, були проведені консультації, надана методична допомога заступнику начальника відділу державної реєстрації актів цивільного стану по Старобільському району та місту Брянка – Людмилі Василенко, головному спеціалісту відділу по Новопсковському району – Вікторії Пульній з питань упорядкування книг державної реєстрації актів цивільного стану і алфавітних книг, особливостей формування справ та порядку передавання документів на постійне зберігання.
Засідання колегії Державного архіву Луганської області
21 травня 2020 р.
21 травня відбулось засідання колегії Державного архіву Луганської області за участю заступника голови обласної державної адміністрації Катерини Безгинської.
На колегії були підбиті підсумки комплексних перевірок роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів Луганського обласного територіального відділення Антимонопольного комітету України, Департаменту комунальної власності, земельних та майнових відносин Луганської обласної державної адміністрації, Комунальної установи «Луганська обласна філармонія» та надані доручення щодо усунення виявлених недоліків. Катерина Безгинська звернула увагу, що нагальною проблемою, яка потребує першочергового вирішення, є виділення окремих кімнат для розташування архівів установ.
Розглянувши питання виконання Держархівом норм законодавства про запобігання корупції у 2019 році та здійснення заходів щодо виявлення та протидії корупційним проявам у 2020 році, було відзначено, що норми антикорупційного законодавства працівниками Держархіву дотримуються в повному обсязі. Робота в цьому напрямку триватиме і надалі.
З метою реалізації конституційного права громадян на доступ до документів Національного архівного фонду особливу увагу було приділено питанню їх оцифрування та оприлюднення. В Держархіві на сьогодні повністю оцифровано 38 архівних фондів, 326 архівних описів, виготовлено 402 418 цифрових копій. Цей напрямок діяльності Держархіву визначений, як пріоритетний.
Також обговорено стан дотримання архівними установами області вимог правил пожежної безпеки, реалізації конституційного права працівників на охорону їх життя і здоров’я у процесі трудової діяльності та визначено заходи щодо забезпечення надійної експлуатації будівель і приміщень, систем їх життєзабезпечення з метою підготовки архівних установ до роботи в осінньо-зимовий період 2020-2021 р.
З усіх розглянутих питань були прийняті відповідні рішення.
День вишиванки! З країною в серці, з любов’ю до рідного!
21 травня 2020 р.
У культурі кожного народу є речі, які яскраво відображають його особливу національну традицію. В Україні таким символом є вишиванка – своєрідний унікальний код українського етносу з зашифрованими оберегами та знаками.
Святкуючи День вишиванки, колектив Державного архіву Луганської області, щиро вітає українську спільноту з цим святом! Бажаємо миру, добра, національної свідомості та добробуту!
Одягайте свої вишиванки і нехай весь світ побачить, яка прекрасна наша України та її символи!
Спільні заходи Держархіву зі Східним міжрегіональним управлінням Міністерства юстиції
20 травня 2020 р.
Державним архівом Луганської області з метою поповнення Національного архівного фонду книгами державної реєстрації актів цивільного стану за період 1939 - 1944 років, їх гарантованого збереження, оцифровки та забезпечення вільного доступу до інформації, що міститься в архівних документах, організовано низку заходів спільно зі Східним міжрегіональним управлінням Міністерства юстиції (м. Харків).
20 травня 2020 року, заступником директора – головним зберігачем фондів Держархіву Тетяною Лисенко та начальником відділу зберігання та обліку документів Національного архівного фонду Оленою Потаповою – Панасенко, були проведені консультації, надана методична допомога начальникам відділів державної реєстрації актів цивільного стану по Біловодському району - Ірині Бєліковій, по Лутугинському району та місту Сєвєродонецьку - Ользі Авчинніковій, по містах Лисичанську та Ровеньки – Світлані Юсєвій з питань упорядкування книг державної реєстрації актів цивільного стану і алфавітних книг, особливостей формування справ та порядку передавання документів на постійне зберігання.
Засідання Експертно-перевірної комісії Державного архіву Луганської області
29 квітня 2020 р.
29.04.2020 року о 08:30 у приміщенні Луганської обласної військово-цивільної адміністрації (проспект Центральний, 59) відбулося IV засідання Експертно-перевірної комісії Державного архіву.
На комісії були розглянуті питання:
1. Про роботу експертних комісій (далі - ЕК) юридичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду (далі – НАФ), які передають документи до Державного архіву Луганської області (далі – Держархів):
Головного управління статистики у Луганській області.
2. Про виключення зі списку юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають документи до архівного відділу Міловської райдержадміністрації:
відділ культури Міловської райдержадміністрації;
відділ економічного розвитку і торгівлі Міловської райдержадміністрації;
управління агропромислового розвитку Міловської райдержадміністрації.
3. Про виключення зі списку юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ архівного відділу Міловської райдержадміністрації:
Службу у справах дітей Міловської райдержадміністрації.
4. Про включення до списку юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають документи до архівного відділу Міловської райдержадміністрації:
Службу у справах дітей Міловської райдержадміністрації.
5. Про зміну назв юридичних осіб списку юридичних осіб - джерел формування НАФ, які передають документи до Держархіву:
Луганського обласного протитуберкульозного диспансеру.
6. Про розгляд описів справ постійного зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, номенклатур справ, інструкцій з діловодства та положень про ЕК юридичних осіб - джерел формування НАФ, що знаходяться у зоні комплектування Держархіву та архівних установ області:
Архівний відділ Біловодської райдержадміністрації
Управління агропромислового розвитку Біловодської райдержадміністрації (довідковий апарат);
Біловодський народний суд Ворошиловградської області (довідковий апарат);
відділ фінансів Біловодської райдержадміністрації (номенклатура справ на 2020 рік);
Біловодська райдержадміністрація (номенклатура справ на 2020 рік)
Архівний відділ Міловської райдержадміністрації
Міловський районний суд (довідковий апарат);
Служба у справах дітей Міловської райдержадміністрації (зведена номенклатура справ на 2020 рік)
Архівний відділ Новоайдарської райдержадміністрації
Новоайдарська райдержадміністрація (довідковий апарат);
Співаківська сільська рада Новоайдарського району (довідковий апарат)
Архівний відділ Новопсковської райдержадміністрації
Новопсковська райдержадміністрація (довідковий апарат);
Новопсковський районний суд (довідковий апарат)
Архівний відділ Попаснянської райдержадміністрації
відділ охорони здоров’я Попаснянської райдержадміністрації (довідковий апарат)
Архівний відділ Сєвєродонецької міської ради
Приватне акціонерне товариство «Сєвєродонецьке об’єднання Азот» (довідковий апарат)
Архівний відділ Старобільської райдержадміністрації
Караяшницька сільська рада та її виконавчий комітет (довідковий апарат);
Садківська сільська рада та її виконавчий комітет (довідковий апарат);
Верхньопокровська сільська рада та її виконавчий комітет (довідковий апарат);
Титарівська сільська радата її виконавчий комітет (довідковий апарат);
комунальна установа «Редакція газети «Вісник Старобільщини»» (довідковий апарат)
Архівний відділ Троїцької райдержадміністрації
об’єднаний архівний фонд «Сільські споживчі товариства Лозно-Олександрівського, Нижньодуванського, Покровського та Троїцького району Ворошиловградської області» (переробка описів);
об’єднаний архівний фонд «Районні промислові комбінати Троїцького району Ворошиловградської області» (переробка описів)
Ліквідаційна комісія Головного територіального управління юстиції у Луганській області (довідковий апарат);
Луганська філія державного підприємства «Регіональні електричні мережі» (довідковий апарат);
Служба у справах дітей облдержадміністрації (довідковий апарат);
Головне управління Державної казначейської служби України у Луганській області (зведена номенклатура справ на 2020 рік);
Головне управління Пенсійного фонду України в Луганській області (довідковий апарат);
Луганській національний аграрний університет (зведена номенклатура справ на 2020 рік);
Головне управління Держпродспоживслужба в Луганській області (довідковий апарат);
комунальне некомерційне підприємство Луганської обласної ради «Луганській обласний медичний центр соціально небезпечних інфекційних хвороб» (номенклатура справ на 2020 рік, інструкція з діловодства, положення про ЕК);
комунальне некомерційне підприємство Луганської обласної ради «Обласний центр громадського здоров’я» (номенклатура справ на 2020 рік, інструкція з діловодства, положення про ЕК);
Департамент масових комунікацій облдержадміністрації (довідковий апарат обласної комунальної установи «Вісник Луганщини»).
Наданий довідковий апарат та нормативно-методичні документи всіх фондоутворювачів схвалено/погоджено ЕПК Держархіву.
Інформація про наявність обладнання для ремонту/реставрації
13 квітня 2020 р.
В умовах сучасного розвитку архівної справи, забезпечення гарантованої збереженості документів Національного архівного фонду є пріоритетним напрямком діяльності Державного архіву Луганської області.
Внаслідок впливу природних факторів, механічного пошкодження, недотримання умов зберігання та з інших причин, архівні справи, що зберігаються у Держархіві, руйнуються і потребують проведення ремонтних або реставраційних робіт.
На жаль, з 2014 року, Держархів не має доступу до власної спеціалізованої лабораторії, обладнаної професійним устаткуванням та інструментами.
З метою виконання комплексу робіт щодо відновлення первинного стану документів, за підтримки голови Луганської обласної державної адміністрації - керівника обласної військово-цивільної адміністрації Сергія Гайдая, на початку 2020 року, Держархів придбавспеціальне обладнання для проведення реставраційних робіт, прошивки та ремонту архівних документів на загальну суму 49,1 тис. грн, а саме:
стіл реставраційний з підсвічуванням СР-90;
ручну біговку ударного типу Cyklos KSL 320;
ручний різак YG-05 (858) формату A3;
станок для прошивки документів УПД-2В;
брошуровочно–палітурний посилений станок Yunger M-368, а також всі необхідні комплектуючі до устаткування.
Придбане обладнання надає можливість проводити високоякісний ремонт та первинну реставрацію пошкоджених документів, або окремих їх елементів, осучаснюєсклад наявних технічних засобів.
Відбулося планове засідання комісії з контролю за наявністю, станом та розшуком документів національного архівного фонду державного архіву луганської області
01 квітня 2020 р.
01 квітня 2020 року відбулося засідання Комісії з контролю за наявністю, станом та розшуком документів Національного архівного фонду Державного архіву Луганської області.
В роботі Комісії прийняла участь директорка Державного архіву Луганської області Вікторія Кривицька, керівники архівних установ райдержадміністрацій та міських рад області.
На розгляд комісії було винесено чотири питання. Розгляд порядку денного було розпочато з розгляду акта про вилучення з Національного архівного фонду невиявлених справ № Р-128 «Попаснянський скляний завод», який із комплектом супровідних документів буде направлений на розгляд Центральної комісії Укрдержархіву з контролю за наявністю, станом та розшуком документів.
Вікторія Кривицька акцентувала увагу присутніх на неухильному дотриманні вимог чинного законодавства щодо перевіряння наявності та стану документів, правильному оформленні їх результатів, організації розшуку та взяття на облік невиявлених справ.
Також були розглянуті питання про хід розшуку архівних документів, не виявлених під час проведення перевіряння наявності та стану документів в архівних установах Біловодської, Новоайдарської, Новопсковської, Попаснянської, Станично - Луганської райдержадміністрацій.
Приділили увагу питанню щодо розшуку документів Національного архівного фонду Луганської обласної організації Українського товариства сліпих та Старобільської обласної фізіотерапевтичної лікарні.
З усіх питань порядку денного були прийняті рішення та надані відповідні доручення.
Засідання Експертно-перевірної комісії Державного архіву Луганської області
27 бeрезня 2020 р.
27.03.2020 року відбулося III засідання Експертно-перевірної комісії Державного архіву, на якому були розглянуті наступні питання:
1. Про виключення зі списку юридичних осіб-джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Луганської області (далі – Держархів):
Управління містобудування та архітектури облдержадміністрації;
Луганського обласного центру з профілактики та боротьби зі СНІДу.
2. Про виключення зі списку юридичних осіб – джерел формування НАФ, які не передають документи до архівних установ області:
Приватного акціонерного товариства «Лисичанська нафтова інвестиційна компанія».
3. Про виключення зі списку юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ:
Публічного акціонерного товариства «Акціонерний банк «Укргазбанк»» Луганська філія;
Луганської обласної дирекції акціонерного товариства «Райффайзен Банк АВАЛЬ»;
відокремленого підрозділу «Луганськвантажтранс» Державного підприємства «Луганськвугілля»;
Луганської обласної станції переливання крові;
обласної комунальної установи «Луганський обласний центр по роботі з жінками».
4. Про надання дозволу на включення додатково виявлених справ за літерними номерами до описів справ постійного зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу) юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають документи до Держархіву та описів справ з кадрових питань (особового складу) юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ:
Регіонального відділення Фонду державного майна України по Харківській, Донецькій та Луганській областях;
Головного територіального управління юстиції у Луганській області;
Комунальної установи «Трудовий архів Новоайдарського району».
5. Про зміну назв юридичних осіб списку юридичних осіб - джерел формування НАФ, які передають документи до Держархіву:
Луганського обласного координаційного центру охорони здоров’я.
6. Про розгляд описів справ постійного зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, номенклатур справ підприємств, установ, організацій - джерел формування НАФ, що знаходяться у зоні комплектування Держархіву та архівних установ області:
Державного архіву Луганської області (удосконалення опису справ постійного зберігання (періодичні видання)).
Архівного відділу Кремінської райдержадміністрації
Новоастраханська сільська рада (довідковий апарат)
Архівного відділу Лисичанської міської ради
Лисичанська міська рада (довідковий апарат);
відділ освіти Лисичанської міської ради (довідковий апарат)
Архівного відділу Марківської райдержадміністрації
Бондарівська сільська рада (довідковий апарат);
Кризька сільська рада (довідковий апарат);
Марківська райдержадміністрація (зведена номенклатура справ на 2020 рік)
Архівного відділу Новопсковської райдержадміністрації>
Новопсковський районний суд (довідковий апарат)
Архівного відділу Сватівської райдержадміністрації
Куземівська сільська рада (довідковий апарат);
Коломийчиська сільська рада (довідковий апарат);
Райгородська сільська рада (довідковий апарат);
Верхньодуванська сільська рада (довідковий апарат)
Архівного відділу Старобільської райдержадміністрації
Байдівська сільська рада та її виконавчий комітет (довідковий апарат);
Малохатська сільська рада та її виконавчий комітет (довідковий апарат);
Хворостянівська сільська рада та її виконавчий комітет (довідковий апарат);
Нижнєпокровське сільське споживче товариство (переробка описів);
Світлівська сільська рада та її виконавчий комітет (довідковий апарат)
Архівного відділу Троїцької райдержадміністрації
Державна нотаріальна контора Троїцького району Ворошиловградської області (переробка описів);
Покровська інспекція державного страхування Покровського району Ворошиловградської області (переробка описів);
Об’єднаний архівний фонд «Уповноважені Міністерства заготівель по Покровському (нині - Троїцькому) та Троїцькому району Ворошиловградської області (переробка описів);
Троїцька селищна рада Троїцького району (зведена номенклатура справ на 2020 рік);
Привільська сільська рада Троїцького району (довідковий апарат).
Регіональне відділення Фонду державного майна України по Харківській, Донецькій та Луганській областях (довідковий апарат).
Наданий довідковий апарат та нормативно-методичні документи всіх фондоутворювачів схвалено/погоджено ЕПК Держархіву.
Тематична перевірка діяльності експертної комісії Федерації професійних спілок Луганської області
24 бeрезня 2020 р.
23–24.03.2020 року відповідно до графіку проведення перевірок діяльності служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб - джерел формування Національного архівного фонду (далі – НАФ) на 2020 рік, затвердженим в. о. директора Державного архіву Луганської області 25.11.2019, головним спеціалістом відділу формування, комплектування НАФ та діловодства Лисак Наталією здійснено тематичну перевірку діяльності експертної комісії Федерації професійних спілок Луганської області.
Перевірку розпочато співбесідою із головою Федерації професійних спілок Луганської області Чернишом Валерієм.
sПід час перевірки приділено увагу наявності та відповідності вимогам чинного законодавства організаційно-розпорядчих документів: положення про експертну комісію (далі - ЕК), наказу про утворення ЕК, її складу, протоколів ЕК, звіту про виконання плану роботи ЕК за 2019 рік та наявності плану роботи ЕК на 2020 рік.
У ході перевірки надані методичні рекомендації щодо обладнання приміщення під архів та науково–технічного опрацювання документів.
Контрольна перевірка Департаменту екології та природних ресурсів Луганської обласної державної адміністрації
20 бeрезня 2020 р.
19 березня 2020 року згідно з Планом-графіком проведення перевірок роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб-джерел формування НАФ на 2020 рік, затвердженим в. о. директора Державного архіву Луганської області 25.11.2019, заступником начальника відділу формування, комплектування НАФ та діловодства Вергасовою Ельвірою здійснено контрольну перевірку стану організації поточного діловодства та архівної справи Департаменту екології та природних ресурсів облдержадміністрації.
З метою виконання рішення колегії Державного архіву Луганської області від 22.05.2019 № 3/1 перевірено стан науково-технічного опрацювання документів постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) за 2017-2018 роки, наявність наказів директора Департаменту про призначення відповідального за ведення діловодства та архіву, індивідуальної інструкції з діловодства, зведеної номенклатури справ на 2020 рік, положення про експертну комісію фондоутворювача та її склад, а також приміщення під архів.
Результати перевірки обговорено з директором Департаменту Тіхоновим Олегом у присутності відповідальної за ведення діловодства та архіву Сєк Ганни, заступником начальника управління – начальником відділу програм, планування, інформаційно-організаційного забезпечення та зв’язків з громадськістю Погорєлової Галини, надані методичні рекомендації з питань організації архівної справи та ведення діловодства.
Контрольна перевірка Луганського обласного центру народної творчості
13 бeрезня 2020 р.
12 березня 2020 року згідно з Планом-графіком проведення перевірок роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб - джерел формування НАФ на 2020 рік, затвердженим в. о. директора Державного архіву Луганської області 25.11.2019, головним спеціалістом відділу формування, комплектування НАФ та діловодства Міщенко Лілією здійснено контрольну перевірку стану організації поточного діловодства та архівної справи Луганського обласного центру народної творчості.
В присутності завідуючої науково-методичним відділом з організації культурно-дозвіллєвої діяльності Филипської Анжели перевірено стан поточного діловодства в установі, а також роботи експертної комісії та архіву на відповідність вимогам Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях.
Під час перевірки надано консультацію з науково-технічного опрацювання документів за 2018 рік та складання описів справ.
Результати перевірки та виконання рішення колегії Державного архіву Луганської області від 22.05.2019 № 3/1 обговорено з завідуючою науково-методичним відділом з організації культурно-дозвіллєвої діяльності Филипською Анжелою.
Відбулося чергове засідання колегії Державного архіву Луганської області
12 бeрезня 2020 р.
12 березня 2020 року відбулося друге засідання колегії Державного архіву Луганської області.
Засідання колегії вела виконуюча обов’язки директора Держархіву Тетяна Лисенко.
В роботі колегії прийняли участь заступник голови облдержадміністрації Катерина Безгинська, завідувач сектору інформаційно-аналітичної роботи організаційного відділу апарату облдержадміністрації Світлана Сучкова, заступники голів (керівників апаратів) райдержадміністрацій, керуючі справами виконавчих комітетів районних, міських рад, керівники архівних установ області, працівники Держархіву.
На колегію було винесено 4 питання. Розгляд питань порядку денного було розпочато з підсумків діяльності Держархіву та архівних установ області зі зверненнями громадян та запитами народних депутатів у 2019 році, спрямованої на забезпечення їх прав та законних інтересів, доступу користувачів до документів ретроспективної інформації.
Катерина Безгинська акцентувала особливу увагу на необхідності неухильно дотримуватися вимог чинного законодавства щодо оформлення, порядку та терміну виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів.
Під час роботи колегії також розглянули питання про хід виконання Закону України «Про державну службу» у 2019 році та визначили завдання з реалізації пріоритетних напрямків державної служби в Держархіві на поточний рік. Особливу увагу звернули на вдосконалення роботи з підвищення ефективності державної служби, поповнення кваліфікованими кадрами та організацію їх навчання.
Було обговорено питання співпраці Держархіву із засобами масової інформації та громадськістю у минулому році шляхом організації та проведення документальних виставок онлайн, публікації статей, підготовки радіопередач, відео-презентацій та проведення круглих столів.
Серед робочих питань також було розглянуто звіт про роботу експертно-перевірної комісії Держархіву та експертних комісій архівних установ у 2019 році.
З усіх питань порядку денного були прийняті рішення із зазначенням відповідних завдань, з яким можна буде ознайомитися на офіційному вебсайті Держархіву.
Засідання Експертно-перевірної комісії Державного архіву Луганської області
28 лютого 2020 р.
28 лютого 2020 року о 09-00 у приміщенні Луганської обласної військово-цивільної адміністрації (проспект Центральний, 59) відбулося II засідання Експертно-перевірної комісії Державного архіву.
На комісії були розглянуті питання:
1. Включення до Списку юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ Комунального некомерційного підприємства Луганської обласної ради «Луганський регіональний центр екстреної медичної допомоги та медицини катастроф».
2. Заслуховування звіту про роботу Експертної комісії архівного відділу Старобільської райдержадміністрації.
3. Розгляд питання про надання дозволу на включення додатково виявлених справ за літерними номерами до описів справ постійного зберігання Управління агропромислового розвитку Новоайдарської райдержадміністрації, Управління економічного розвитку і торгівлі Новоайдарської райдержадміністрації, Новоохтирської сільської ради Новоайдарського району, Муратівської сільської ради Новоайдарського району та з кадрових питань (особового складу) Містківської сільської ради Сватівського району.
4. Розгляд питання щодо схвалення Списків юридичних осіб, які передають, не передають та не утворюють документи Національного архівного фонду в архівному відділі Білокуракинської райдержадміністрації.
5. Розгляд описів справ постійного зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, номенклатур справ, інструкцій з діловодства підприємств, установ, організацій - джерел формування НАФ, що знаходяться у зоні комплектування Державного архіву Луганської області, архівних установ області:
Державний архів Луганської області (переробка фондів Р-28, Р-54, Р-95)
Архівний відділ Біловодської райдержадміністрації
Управління соціального захисту населення Біловодської райдержадміністрації (номенклатура справ на 2020 рік)
Архівний відділ Кремінської райдержадміністрації
Кремінський районний суд (довідковий апарат);
Невська сільська виборча комісія (довідковий апарат)
Архівний відділ Лисичанської міської ради
Лисичанська міська рада (зведена номенклатура справ на 2020 рік);
Приватне підприємство «Редакція регіональної суспільно-політичної газети «Новий путь» (довідковий апарат);
Відкрите акціонерне товариство «Лисичанський склозавод» (довідковий апарат)
Архівний відділ Марківської райдержадміністрації
Ліснополянська сільська рада (довідковий апарат);
Управління агропромислового розвитку Марківської райдержадміністрації (довідковий апарат)
Архівний відділ Міловської райдержадміністрації
Відділ культури Міловської райдержадміністрації (довідковий апарат);
Відділ економічного розвитку і торгівлі Міловської райдержадміністрації (довідковий апарат);
Управління соціального захисту населення Міловської райдержадміністрації (номенклатура справ на 2020 рік);
Міловський районний центр первинної медико-санітарної допомоги (номенклатура справ на 2020 рік)
Архівний відділ Новоайдарської райдержадміністрації
Новоохтирська сільська рада Новоайдарського району (довідковий апарат);
Муратівська сільська рада Новоайдарського району (довідковий апарат)
Архівний відділ Новопсковської райдержадміністрації
Заайдарівська сільська рада та її виконавчий комітет (довідковий апарат);
Новопсковський районний суд (довідковий апарат);
Управління агропромислового розвитку Новопсковської райдержадміністрації (довідковий апарат)
Архівний відділ Попаснянської райдержадміністрації
Управління фінансів Попаснянської райдержадміністрації (зведена номенклатура справ на 2020 рік);
Служба у справах дітей Попаснянської райдержадміністрації (зведена номенклатура справ на 2020 рік);
Управління соціального захисту населення Попаснянської райдержадміністрації (зведена номенклатура справ на 2020 рік)
Архівний відділ Сватівської райдержадміністрації
Управління економічного розвитку Сватівської райдержадміністрації (довідковий апарат);
Мілуватівська сільська рада народних депутатів Сватівського району (довідковий апарат);
Мілуватівська сільська рада Сватівського району (довідковий апарат)
Архівний відділ Станично-Луганської райдержадміністрації
Станично-Луганська райдержадміністрація (довідковий апарат, зведена номенклатура справ на 2020 рік);
Верхньобогданівська сільська рада Станично-Луганського району (довідковий апарат)
Архівний відділ Старобільської райдержадміністрації
Архівний відділ Старобільської райдержадміністрації (довідковий апарат);
Управління агропромислового розвитку Старобільської райдержадміністрації (довідковий апарат);
Половинкинська сільська виборча комісія (довідковий апарат)
Архівний відділ Троїцької райдержадміністрації
Вальцеві млини Троїцького району Ворошиловградської області (довідковий апарат);
Троїцька районна рада (довідковий апарат);
Управління агропромислового розвитку Троїцької райдержадміністрації (довідковий апарат);
Троїцьке районне управління сільського господарства Троїцького району (довідковий апарат).
Державний архів Луганської області (зведена номенклатура справ на 2020 рік);
Апарат Луганської обласної державної адміністрації (зведена номенклатура справ на 2020 рік);
Департамент житлово-комунального господарства облдержадміністрації (зведена номенклатура справ на 2020 рік);
Департамент освіти і науки облдержадміністрації (зведена номенклатура справ на 2020 рік);
Департамент масових комунікацій облдержадміністрації (зведена номенклатура справ на 2020 рік);
Служба у справах дітей облдержадміністрації (зведена номенклатура справ на 2020 рік);
Управління промисловості, транспорту та зв’язку облдержадміністрації (зведена номенклатура справ на 2020 рік);
Управління внутрішнього аудиту облдержадміністрації (зведена номенклатура справ на 2020 рік);
Департамент соціального захисту населення облдержадміністрації (зведена номенклатура справ на 2020 рік);
Департамент комунальної власності, земельних та майнових відносин облдержадміністрації (зведена номенклатура справ на 2020 рік);
Департамент фінансів облдержадміністрації (зведена номенклатура справ на 2020 рік);
Департамент економічного розвитку, зовнішньоекономічної діяльності та туризму облдержадміністрації (зведена номенклатура справ на 2020 рік);
Управління розвитку та утримання автомобільних доріг області облдержадміністрації (зведена номенклатура справ на 2020 рік);
Департамент охорони здоров’я облдержадміністрації (зведена номенклатура справ на 2020 рік);
Департамент екології та природних ресурсів облдержадміністрації (зведена номенклатура справ на 2020 рік);
Управління з питань нормативно-правової роботи та децентралізації облдержадміністрації (зведена номенклатура справ на 2020 рік);
Управління молоді та спорту облдержадміністрації (зведена номенклатура справ на 2020 рік);
Департамент будівництва, енергозбереження, архітектури та містобудування облдержадміністрації (зведена номенклатура справ на 2020 рік);
Департамент агропромислового розвитку облдержадміністрації (зведена номенклатура справ на 2020 рік);
Департамент міжнародної технічної допомоги, інноваційного розвитку та зовнішніх зносин облдержадміністрації (зведена номенклатура справ на 2020 рік);
Управління з питань цивільного захисту облдержадміністрації (зведена номенклатура справ на 2020 рік);
Міжрегіональне управління Національного агентства України з питань державної служби у Донецькій та Луганській областях (довідковий апарат);
Державний навчальний заклад «Луганський центр професійно-технічної освіти державної служби зайнятості» (інструкція з діловодства);
Акціонерне Товариство «Оператор газорозподільної системи «Луганськгаз» (зведена номенклатура справ на 2020 рік);
Луганський обласний центр з гідрометеорології (положення про ЕК, положення про архівний підрозділ);
Комунальне некомерційне підприємство Луганської обласної ради «Луганський обласний кардіологічний диспансер» (зведена номенклатура справ на 2020 рік, інструкція з діловодства, положення про ЕК);
Комунальне некомерційне підприємство Луганської обласної ради «Центр психічного здоров’я» (довідковий апарат, зведена номенклатура справ на 2020 рік, інструкція з діловодства, положення про ЕК);
Комунальне некомерційне підприємство Луганської обласної ради «Луганський обласний клінічний онкологічний диспансер» (довідковий апарат, номенклатура справ на 2020 рік, інструкція з діловодства, положення про ЕК);
Державне підприємство «Луганський регіональний науково-виробничий центр стандартизації, метрології та сертифікації» (положення про ЕК);
Сєвєродонецька обласна санаторна школа (номенклатура справ на 2020 рік).
Наданий довідковий апарат та нормативно-методичні документи всіх фондоутворювачів схвалено/погоджено Експертно-перевірною комісією Державного архіву Луганської області, крім положення про архівний підрозділ Луганського обласного центру з гідрометеорології, яке повернено на доопрацювання.
Комплексна перевірка діяльності служби діловодства, експертної комісії та архівного підрозділу
Департаменту комунальної власності, земельних та майнових відносин Луганської обласної державної адміністрації
27 лютого 2020 р.
З 24 по 27 лютого 2020 року відповідно до Плану-графіку проведення перевірок роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб-джерел формування Національного архівного фонду на 2020 рік, затвердженого в. о. директора Державного архіву Луганської області 25.11.2019, головним спеціалістом відділу формування, комплектування Національного архівного фонду та діловодства Державного архіву Ларисою Легезою здійснено комплексну перевірку діяльності служби діловодства, експертної комісії та архівного підрозділу Департаменту комунальної власності, земельних та майнових відносин Луганської обласної державної адміністрації.
Комплексна перевірка фондоутворювача проводилась за наступними напрямками:
- стан організації та ведення діловодства;
- організація роботи експертної комісії;
- організація роботи архівного підрозділу.
У присутності секретаря експертної комісії, відповідальної за ведення діловодства, головного спеціаліста відділу формування об’єктів комунальної власності управління з питань комунальної власності, Наталії Коби перевірено наявність: положення про експертну комісію; інструкції з ведення електронного документообігу; номенклатури справ на 2020 рік; плану роботи експертної комісії та архіву на 2020 рік, звіту про виконання плану роботи експертної комісії та архіву за 2019 рік, стан науково-технічного упорядкування документів за 2015-2018 роки, надані методичні рекомендації щодо обладнання приміщення під архів.
Підсумки перевірки обговорено з директором Департаменту комунальної власності, земельних та майнових відносин Луганської обласної державної адміністрації Сергієм Олейніковим.
Семінар за участю голів експертних комісій, відповідальних за діловодство та архівну справу
25 лютого 2020 р.
25 лютого 2020 року у приміщенні Луганської обласної військово-цивільної адміністрації відбувся семінар на тему: «Основні правила роботи архівних підрозділів та експертних комісій підприємств, установ та організацій, джерел комплектування Національного архівного фонду територіальних підрозділів центральних органів виконавчої, судової влади, установ державної служби з надзвичайних ситуацій, сільського, лісового господарства, закладів соціальної допомоги».
У семінарі прийняли участь голови експертних комісій, відповідальні за діловодство та архів 12-и установ, закладів – джерел формування Національного архівного фонду Державного архіву Луганської області.
Семінар відкрила в. о. директора Державного архіву Луганської області Тетяна Лисенко, яка акцентувала увагу присутніх на обов’язковому дотриманні вимог чинного законодавства щодо організації діловодства, належного забезпечення збереженості документів, проведення експертизи цінності та дотримання встановленого порядку їх обліку і використання.
Також, на семінарі працівниками Державного архіву були розглянуті питання організації роботи служб діловодства, архіву, експертних комісій, проведення науково-технічного опрацювання документів та обговорені проблемні питання, які виникають в установах під час організації роботи по впорядкуванню документів.
До уваги слухачів семінару були представлені зразки складання та оформлення листів, протоколів та довідкового апарату для надання їх на розгляд Експертно-перевірної комісії Державного архіву.
ЗАПОБІГТИ! ВРЯТУВАТИ! ДОПОМОГТИ!
21 лютого 2020 р.
Працівники Держархіву пройшли навчання в Навчально-методичному центрі цивільного захисту та безпеки життєдіяльності Луганської області та перевірку знань у сфері цивільного захисту. За результатами навчання отримали посвідчення про підвищення кваліфікації цільового призначення у сфері цивільного захисту.
Контрольна перевірка Державної служби з лікарських засобів та контролю за наркотиками у Луганській області
21 лютого 2020 р.
20.02.2020 згідно з Планом-графіком проведення перевірок роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб-джерел формування Національного архівного фонду на 2020 рік, затвердженим в. о. директора Державного архіву Луганської області 25.11.2019, головним спеціалістом відділу формування, комплектування НАФ та діловодства Лисак Наталією здійснено контрольну перевірку стану організації поточного діловодства та архівної справи у Державній службі з лікарських засобів та контролю за наркотиками у Луганській області.
В присутності відповідальної за діловодство та архів, головного спеціаліста-юрисконсульта Мартовицької Марії перевірено стан поточного діловодства на відповідність вимогам Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, обладнання приміщення архіву та перевірено роботу експертної комісії і архіву. Надані консультації з науково-методичного опрацювання документів за 2018 рік та складання описів справ.
Результати перевірки та виконання рішення колегії Держархіву від 11.09.2019 № 4/1 обговорено з начальником Державної служби з лікарських засобів та контролю за наркотиками у Луганській області Шевченко Дмитром.
Комплексна перевірка комунальної установи «Луганська обласна філармонія»
14 лютого 2020 р.
11-14.02.2020 року згідно з Планом-графіком проведення перевірок роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб - джерел формування Національного архівного фонду на 2020 рік, затвердженим в. о. директора Державного архіву Луганської області 25.11.2019, головним спеціалістом відділу формування, комплектування Національного архівного фонду та діловодства Державного архіву Міщенко Лілією здійснено комплексну перевірку діяльності служби діловодства, архівного підрозділу та експертної комісії комунальної установи «Луганська обласна філармонія».
Комплексна перевірка фондоутворювача проводилась за наступними напрямами:
стан організації та ведення діловодства;
організація роботи експертної комісії;
організація роботи архівного підрозділу.
В ході перевірки надані методичні рекомендації щодо виділення та обладнання приміщення під архів, проведення науково–технічного опрацювання документів.
Підсумки перевірки обговорено з бухгалтером, відповідальною за архів Коваленко Христиною та редактором, відповідальною за діловодство Суконною Альбіною.
Розширене засідання колегії Державного архіву Луганської області
12 лютого 2020 р.
12 лютого 2020 року о 12-00 в приміщенні облдержадміністрації відбулося розширене засідання колегії Державного архіву Луганської області.
Засідання колегії вела виконуюча обов’язки директора Держархіву Тетяна Лисенко.
В роботі колегії прийняли участь заступник голови облдержадміністрації Катерина Безгинська, голова Сватівської райдержадміністрації Валерій Честних, заступники голів та керівники апаратів райдержадміністрацій, заступники голів та керуючі справами виконавчих комітетів районних, міських і селищних рад; керівники архівних установ райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівів області; працівники Державного архіву Луганської області.
На колегію було винесено 3 питання. Розгляд питань порядку денного розпочався з підсумків роботи архівних установ в 2019 році та пріоритетних завдань на 2020 рік.
В. о. директора Держархіву у своїй доповіді розглянула основні показники стану архівної справи в області; підсумувала результати діяльності архівних установ за напрямками діяльності: комплектування і забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду та з кадрових питань (особового складу); науково-технічного опрацювання документів юридичних осіб – джерел комплектування архівних установ, проведення експертизи їх цінності; контроль за станом діловодства і архівної справи в юридичних особах; використання інформації документів Національного архівного фонду та з кадрових питань (особового складу); виконання запитів громадян та юридичних осіб; створення фондів особового походження та колекції документів зі збирання усної історії «Пам’ятайте героїв АТО», матеріально-технічного забезпечення архівних установ, впровадження електронного документообігу та сучасних методів надання архівних послуг користувачам.
Особливу увагу Тетяна Лисенко звернула на пріоритетні напрямки роботи архівних установ області у 2020 році і першочергові заходи щодо їх виконання, а також подякувала всім колегам, керівникам облдержадміністрації, райдержадміністрацій, районних, міських, селищних рад за плідну співпрацю, підтримку та взаємопорозуміння.
Заступник голови облдержадміністрації Катерина Безгинська зазначила, що архівна галузь є важливою та пріоритетною складовою інформаційної та культурної сфер життєдіяльності суспільства, вона охоплює наукові, організаційні, правові, технологічні, економічні та інші питання діяльності юридичних і фізичних осіб, які пов’язані з обліком, збереженням архівних документів Національного архівного фонду та використанням відомостей, що в них містяться.
Також на колегії були розглянуті питання про стан роботи щодо контролю за виконанням рішень колегії Державного архіву Луганської області за 2019 рік та стан виконання річних планів роботи Держархіву і архівних установ області.
За підсумками колегії було прийнято рішення із зазначенням відповідних завдань на 2020 рік, з яким можна буде ознайомитися на офіційному вебсайті Держархіву.
Тематична перевірка діяльності експертної комісії Луганської обласної організації Українського Товариства сліпих
12 лютого 2020 р.
11–12 лютого 2020 року відповідно до графіку проведення перевірок діяльності служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб - джерел формування НАФ на 2020 рік, головним спеціалістом відділу формування, комплектування НАФ та діловодства Лисак Наталією здійснено тематичну перевірку діяльності експертної комісії у Луганській обласній організації Українського Товариства сліпих.
Перевірку розпочато співбесідою з головою правління Луганської обласної організації Українського Товариства сліпих Нагорянською Юлією. Під час перевірки приділено увагу наявності положення про експертну комісію (далі -ЕК), наказу про утворення ЕК, її складу, звіту про виконання плану роботи ЕК за 2019 рік та наявності плану роботи ЕК на 2020 рік.
У ході перевірки надані рекомендації щодо виділення та обладнання приміщення під архів та методичні рекомендації щодо науково – технічного опрацювання документів.
Засідання Науково-методичної ради Державного архіву Луганської області
11 лютого 2020 р.
10 січня 2020 року в приміщенні Луганської обласної військово-цивільної адміністрації відбулося засідання Науково-методичної ради Державного архіву Луганської області під головуванням заступника облдержадміністрації Катерини Безгинської.
На засіданні були розглянуті питання:
1. Розгляд експозиційного плану документальної виставки он-лайн до Дня вшанування учасників бойових дій на території інших держав та виведення військ з Афганістану.
2. Розгляд експозиційного плану документальної виставки он-лайн з нагоди дня вшанування подвигу учасників Революції гідності та увічнення пам’яті Героїв Небесної Сотні.
3. Обговорення та затвердження Методичних рекомендацій щодо проведення перевірок архівної справи в архівних установах районних державних адміністрацій та міських рад Луганської області.
4. Обговорення концепції змісту інформаційно-аналітичних матеріалів з питань архівної справи та діловодства Луганської області: підсумки реалізації пріоритетних напрямів у 2019 році та основні завдання на 2020 рік (проект).
5. Обговорення змісту Інформаційного збірника Державного архіву Луганської області № 2 (51) за ІІ півріччя 2019 року.
Засідання Експертно-перевірної комісії Державного архіву Луганської області
30 січня 2020 р.
30 січня 2020 року о 09-00 у приміщенні Луганської обласної військово-цивільної адміністрації (проспект Центральний, 59) відбулося I засідання Експертно-перевірної комісії Державного архіву.
На комісії були розглянуті наступні питання:
1. Підведення підсумків роботи ЕПК Державного архіву Луганської області за 2019 рік та визначення завдань на 2020 рік.
2. Виключення зі Списку юридичних осіб, в діяльності яких не утворюються документи НАФ Державного архіву Луганської області, а саме: Комунальний заклад «Луганський обласний центр екстреної медичної допомоги та медицини катастроф».
3. Включення до Списку юридичних осіб-джерел комплектування НАФ архівних відділів Білокуракинської, Новопсковської, Міловської, Станично-Луганської райдержадміністрацій, Рубіжанської міської ради.
4. Виключення зі Списку юридичних осіб-джерел формування НАФ, які передають документи до архівного відділу Троїцької райдержадміністрації Луганської області, а саме: Архіпівську, Багачанську, Воєводівську, Вівчарівську, Демино-Олександрівську, Лантратівську, Новознам’янську, Новоолександрівську, Новочервоненську, Розпасіївську, Розсипненську, Тополівську, Яменську сільські ради.
5. Розгляд питання щодо зміни назви установ Списку юридичних осіб-джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Луганської області, а саме: Лисичанського обласного шкірно-венерологічного диспансеру, Луганського обласного наркологічного диспансеру, Старобільської обласної фізіотерапевтичної лікарні, Луганського обласного кардіологічного диспансеру, Луганського обласного клінічного онкологічного диспансеру, Луганської обласної дитячої клінічної лікарні, Лисичанської обласної лікарні з надання психіатричної допомоги, Луганської обласної клінічної лікарні.
6. Виключення зі Списків юридичних осіб-джерел формування НАФ, які передають, не передають та не утворюють документи НАФ до архівного відділу Білокуракинської райдержадміністрації Луганської області, а саме: Солідарненську, Мирненську, Тимошинську сільські ради; Солідарненську, Мирненську, Тимошинську сільські виборчі комісії; Відділ Держгеокадастру у Білокуракинському районі Луганської області; Управління ветеринарної медицини в Білокуракинському районі; Філію «Білокуракинський райавтодор»; Службу у справах дітей Білокуракинської райдержадміністрації.
7. Включення до Списків юридичних осіб-джерел формування НАФ, які передають, не передають та не утворюють документи НАФ до архівного відділу Білокуракинської райдержадміністрації Луганської області, а саме: Службу у справах дітей Білокуракинської районної державної адміністрації; Відділ освіти Білокуракинської селищної ради; Відділ культури Білокуракинської селищної ради; Відділ освіти, культури, бібліотек, молоді та спорту Лозно-Олександрівської селищної ради; Комунальне некомерційне підприємство «Білокуракинський районний центр первинної медико-санітарної допомоги»; Комунальний заклад «Публічна бібліотека Білокуракинської територіальної громади»; Приватне підприємство «Білокуракинехлібпром»; Лозно-Олександрівську загальноосвітню школу І-ІІІ ступенів Лозно-Олександрівської селищної ради Луганської області; Павлівську загальноосвітню школу І-ІІІ ступенів Білокуракинської районної ради Луганської області; Шарівську загальноосвітню школу І-ІІІ ступенів Білокуракинської районної ради Луганської області; Просторівську загальноосвітню школу І-ІІІ ступенів Білокуракинської районної ради Луганської області; Нещеретівську загальноосвітню школу І-ІІІ ступенів Білокуракинської селищної ради Луганської області; Курячівську загальноосвітню школу І-ІІІ ступенів Білокуракинської селищної ради Луганської області; Мирненську загальноосвітню школу І-ІІІ ступенів Лозно-Олександрівської селищної ради Луганської області; Комунальну установу «Центр надання соціальних послуг Білокуракинської селищної територіальної громади»; Комунальну установу «Центр надання соціальних послуг Лозно-Олександрівської селищної ради»; Білокуракинську районну державну лікарню ветеринарної медицини.
8. Розгляд питання щодо зміни назви установ Списків юридичних осіб-джерел формування НАФ, які передають, не передають та не утворюють документи НАФ до архівного відділу Білокуракинської райдержадміністрації Луганської області, а саме: Комунального підприємства «Редакція газети «Життя Білокуракинщини»; Білокуракинської центральної районної лікарні; Білокуракинського районного краєзнавчого музею; Управління державної казначейської служби у Білокуракинському районі; Білокуракинської загальноосвітньої школи І-ІІІ ступенів № 1; Білокуракинської загальноосвітньої школи І-ІІІ ступенів № 2; Білокуракинського будинку дитячої та юнацької творчості; Білокуракинської дитячої школи мистецтв; Білокуракинської дитячо – юнацької спортивної школи; Білокуракинського аграрного ліцею; Управління Пенсійного фонду України в Білокуракинському районі.
9. Розгляд питання щодо зміни назви установ Списку юридичних осіб-джерел формування НАФ, які передають документи НАФ до Державного архіву Луганської області, а саме: комунального закладу «Сєвєродонецька обласна загальноосвітня школа – інтернат I-III ступенів»; комунального закладу «Луганський обласний ліцей – інтернат з посиленою військовою – фізичною підготовкою «Кадетський корпус імені героїв Молодої гвардії».
10. Включення до Списку юридичних осіб-джерел формування НАФ, які передають документи до архівного відділу Станично-Луганської райдержадміністрації Луганської області, а саме: Службу у справах дітей Станично-Луганської райдержадміністрації.
11. Розгляд питання щодо зміни назви установи Списку юридичних осіб-джерел формування НАФ, які передають документи НАФ до архівного відділу Станично-Луганської райдержадміністрації Луганської області Комунальне підприємство “Редакція газети “Время” Станично-Луганського району”.
12. Включення до Списку юридичних осіб-джерел формування НАФ, які передають документи до архівного відділу Троїцької райдержадміністрації Луганської області, а саме: Відділ культури Троїцької селищної ради; Відділ освіти, молоді та спорту Троїцької селищної ради; Фінансовий відділ Троїцької селищної ради.
13. Розгляд описів справ постійного зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, номенклатур справ, інструкцій з діловодства підприємств, установ, організацій-джерел формування НАФ, що знаходяться у зоні комплектування Державного архіву Луганської області, архівних установ області:
Державний архів Луганської області (довідковий апарат)
Архівний відділ Білокуракинської райдержадміністрації
Управління соціального захисту населення Білокуракинської райдержадміністрації (номенклатура справ на 2020 рік)
Архівний відділ Лисичанської міської ради
Відділ освіти Лисичанської міської ради (зведена номенклатура справ на 2020 рік);
Комунальний заклад «Лисичанська централізована бібліотечна система» (зведена номенклатура справ на 2020 рік)
Архівний відділ Міловської райдержадміністрації
Фонд -91 Уповноважений міністерства заготівель СРСР по Міловському району Ворошиловградської області (довідковий апарат)
Архівний відділ Новоайдарської райдержадміністрації
Управління агропромислового розвитку Новоайдарської райдержадміністрації (довідковий апарат);
Управління економічного розвитку та торгівлі Новоайдарської райдержадміністрації (довідковий апарат)
Архівний відділ Новопсковської райдержадміністрації
Новопсковський районний суд (довідковий апарат, переробка)
Архівний відділ Попаснянської райдержадміністрації
Білогорівська селищна рада Попаснянського району (зведена номенклатура справ на 2020 рік);
Комишувахська селищна рада Попаснянського району (зведена номенклатура справ на 2020 рік)
Архівний відділ Сєвєродонецької міської ради
Профспілкова організація Приватного акціонерного товариства «Сєвєродонецьке об’єднання АЗОТ» (номенклатура справ на 2020 рік);
Управління праці та соціального захисту населення Сєвєродонецької міської ради (номенклатура справ на 2020 рік);
Окружна виборча комісія з виборів народних депутатів України одномандатного виборчого округу №106 (довідковий апарат)
Архівний відділ Станично-Луганської райдержадміністрації
Служба у справах дітей Станично-Луганської райдержадміністрації (номенклатура справ на 2020 рік)
Архівний відділ Старобільської райдержадміністрації
Калмиківська сільська рада (номенклатура справ на 2020 рік);
Підгорівська сільська рада (номенклатура справ на 2020 рік);
Шульгинська сільська рада (номенклатура справ на 2020 рік);
Веселівська сільська рада (номенклатура справ на 2020 рік);
Старобільська районна централізована бібліотечна система (номенклатура справ на 2020 рік);
Титарівська сільська рада (довідковий апарат);
Управління агропромислового розвитку Старобільської райдержадміністрації (довідковий апарат);
Старобільська районна виборча комісія (довідковий апарат);
Старобільська міська виборча комісія (довідковий апарат);
Байдівська сільська виборча комісія (довідковий апарат);
Бутівська сільська виборча комісія (довідковий апарат);
Вишнева сільська виборча комісія (довідковий апарат);
Верхньопокровська сільська виборча комісія (довідковий апарат);
Веселівська сільська виборча комісія (довідковий апарат);
Калмиківська сільська виборча комісія (довідковий апарат);
Караяшницька сільська виборча комісія (довідковий апарат);
Курячівська сільська виборча комісія (довідковий апарат);
Лиманська сільська виборча комісія (довідковий апарат);
Малохатська сільська виборча комісія (довідковий апарат);
Нижньопокровська сільська виборча комісія (довідковий апарат);
Новоборівська сільська виборча комісія (довідковий апарат);
Підгорівська сільська виборча комісія (довідковий апарат);
Половинкинська сільська виборча комісія (довідковий апарат);
Садківська сільська виборча комісія (довідковий апарат);
Титарівська сільська виборча комісія (довідковий апарат);
Світлівська сільська виборча комісія (довідковий апарат);
Чмирівська сільська виборча комісія (довідковий апарат);
Хворостянівська сільська виборча комісія (довідковий апарат);
Шпотинська сільська виборча комісія (довідковий апарат);
Шульгинська сільська виборча комісія (довідковий апарат)
Архівний відділ Троїцької райдержадміністрації
Троїцьке територіальне медичне об’єднання (довідковий апарат);
Фінансовий відділ Троїцької селищної ради (номенклатура справ на 2020 рік);
Управління соціального захисту населення Троїцької райдержадміністрації (номенклатура справ на 2020 рік).
Управління культури, національностей та релігій облдержадміністрації (номенклатура справ на 2020 рік);
Луганський обласний центр дитячо-юнацького туризму і краєзнавства (довідковий апарат);
Комунальна установа «Луганська обласна філармонія» (довідковий апарат);
Товариство з обмеженою відповідальністю «Луганське енергетичне об’єднання» (інструкція з діловодства);
Навчально-методичний центр цивільного захисту та безпеки життєдіяльності Луганської області (номенклатура справ на 2020 рік);
Луганський обласний центр з гідрометеорології (номенклатура справ на 2020 рік);
Луганський обласний центр занятості (номенклатура справ на 2020 рік, інструкція з діловодства);
Управління виконавчої дирекції Фонду соціального страхування України у Луганській області (зведена номенклатура справ на 2020 рік);
Головне управління статистики у Луганській області (зведена номенклатура справ на 2020 рік);
Луганський окружний адміністративний суд (зведена номенклатура справ на 2020 рік);
Комунальне некомерційне підприємство «Лисичанська обласна лікарня з надання психіатричної допомоги» (зведена номенклатура справ на 2020 рік, інструкція з діловодства, положення про ЕК);
Комунальне некомерційне підприємство «Лисичанський обласний шкірно-венерологічний диспансер» (зведена номенклатура справ на 2020 рік, інструкція з діловодства, положення про ЕК);
Комунальне некомерційне підприємство «Луганська обласна дитяча клінічна лікарня» (зведена номенклатура справ на 2020 рік, інструкція з діловодства, положення про ЕК);
Комунальне некомерційне підприємство «Старобільська обласна фізіотерапевтична лікарня» (зведена номенклатура справ на 2020 рік, інструкція з діловодства, положення про ЕК);
Комунальне некомерційне підприємство «Луганська обласна клінічна лікарня» (зведена номенклатура справ на 2020 рік, інструкція з діловодства, положення про ЕК);
Головне управління Пенсійного фонду України в Луганській області (зведена номенклатура справ на 2020 рік);
Управління Державної міграційної служби України в Луганській області (зведена номенклатура справ на 2020 рік).
Наданий довідковий апарат та нормативно-методичні документи всіх фондоутворювачів схвалено/погоджено Експертно-перевірною комісією Державного архіву Луганської області, крім Калмиківської, Підгорівської, Шульгинської, Веселівської сільських рад номенклатури справ на 2020 рік яких були повернуті на доопрацювання.
Комплексна перевірка Луганського обласного територіального відділення Антимонопольного комітету України
24 січня 2020 р.
21.01 - 24.01.2020 року згідно з графіком проведення перевірок роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб - джерел формування НАФ на 2020 рік, головним спеціалістом відділу формування, комплектування НАФ та діловодства Міщенко Лілією здійснено комплексну перевірку діяльності служби діловодства, архівного підрозділу та експертної комісії Луганського обласного територіального відділення Антимонопольного комітету України.
Комплексна перевірка фондоутворювача проводилась за наступними напрямами:
стан організації та ведення діловодства;
організація роботи експертної комісії;
організація роботи архівного підрозділу.
В ході перевірки надані методичні рекомендації щодо виділення та обладнання приміщення під архів, науково – технічного опрацювання документів та складання описів справ за 2017-2018 роки.
Підсумки перевірки обговорено з в. о. Голови Луганського обласного територіального відділення Антимонопольного комітету України Павленко Анастасією та головним спеціалістом відділу досліджень та розслідувань Мірошніченко Тетяною.
Cвятковий захід до Дня Соборності України
22 січня 2020 р.
22 січня 2020 року в.о. директора Державного архіву Луганської області Тетяна Лисенко та співробітники установи взяли участь в урочистому заході, присвяченому Дню Соборності України.
Вшанування пам’яті видатних діячів України та акція «Ланцюг єднання», що уособлює багатовікову ідею національної єдності, стали вже традиційними елементами свята.
З цієї нагоди в приміщенні Луганського обласного академічного українського музично-драматичного театру, де відбулися урочистості, була розміщена тематична банерна виставка.
Наразі з експозицією, що покликана сприяти формуванню національної свідомості, нагадуючи велику значимість створення Української самостійної соборної держави, можна ознайомитися на першому поверсі Луганської обласної державної адміністрації, а також на офіційному вебсайті Держархіву Луганської області за посиланням.
Засідання Науково-методичної ради Державного архіву Луганської області
15 січня 2020 р.
14 січня 2020 року в приміщенні Луганської обласної державної адміністрації, за участю заступника голови облдержадміністрації Катерини Безгинської, відбулося засідання Науково-методичної ради Державного архіву Луганської області.
На засіданні були розглянуті питання:
заслухано звіт про роботу Науково-методичної ради за 2019 рік;
затверджено план роботи Науково-методичної ради на 2020 рік;
розглянуто експозиційний план документальних виставок он-лайн з нагоди відзначення Дня Соборності України та з нагоди 100-ї річниці вшанування пам’яті Скубка Степана Івановича, бійця армії УНР.
Після обговорення були прийняті відповідні рішення.
Cпільне навчання Марківського РВ ГУ ДСНС України у Луганській області та архівного відділу Марківської райдержадміністрації
14 січня 2020 р.
14 січня 2020 року відбулося спільне навчання Марківського РВ ГУ ДСНС України у Луганській області та архівного відділу Марківської райдержадміністрації з ліквідації умовної пожежі в архівному відділі.
Окрім цього, представники ДСНС оглянули стан пожежної безпеки робочої кімнати та архівосховищ архівного відділу, звернули особливу увагу на наявність у приміщеннях вогнегасників, доступних шляхів евакуації, стан утримання електрогосподарства.
Окрему увагу працівники Служби порятунку приділили алгоритмам дій при виникненні надзвичайних ситуацій та правила користування первинними засобами пожежогасіння тощо.
Наприкінці заходу, надзвичайники вручили профілактичні пам’ятки та листівки.
Робоча нарада з питань стану впровадження в Держархіві програмного забезпечення за участю заступника голови облдержадміністрації Катерини Безгинської
09 січня 2020 р.
08.01.2020 у приміщенні Луганської обласної державної адміністрації відбулася робоча нарада з питань стану впровадження в Держархіві програмного забезпечення, в якій прийняли участь заступник голови облдержадміністрації Катерина Безгинська, в. о. директора Державного архіву Луганської області Тетяна Лисенко, начальник відділу організації, координації архівної справи та інформаційного забезпечення Вікторія Кривицька.
На нараді було детально обговорено проблемні питання, які виникають при впровадженні, тестуванні, технічному супроводженні системи електронного документообігу «Аскод» та інформаційної системи автоматизації обліково-довідкового апарату «Folium» в Держархіві і шляхи їх вирішення.
